Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «1.4.Сроки исполнения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Ведение контроля исполнения документов и поручений
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
|
№ пп |
Дата и регистрационный № документа |
Срок исполнения |
ФИО исполнителя |
Отметка об исполнении | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Из практики работы можно сказать, что проблема со сроками исполнения (особенно вопрос «от чего отсчитывать»?) возникает в том случае, когда документ, что называется, «пролежал» у руководителя. Особенно это касается тех документов, срок исполнения которых составляет до 10 дней включительно. Поэтому, направляя документы руководителю организации на рассмотрение, следует сразу же отбирать документы с ограниченным сроком исполнения. Во многих организациях для этого специально создают папки с пометкой «Срочно». Из своего опыта могу сказать, что руководители работают с этой папкой по-разному.
Например, рассматривают ее содержимое в первую очередь. Но если документов в ней окажется много, то времени на рассмотрение «несрочных» документов может не остаться, либо руководитель будет просто занят решением других вопросов. Тогда может получиться, что и «несрочные» документы станут уже «суперсрочными».
Положительным является опыт руководителей, которые придерживаются правила «все документы рассматриваются руководителями организации в тот день, когда они их получают, и не заканчивают свой рабочий день до тех пор, пока не рассмотрят все документы». Такой принцип действительно хорошо работает, что существенным образом сказывается на эффективности контроля исполнения документов. Но кто может заставить руководителя, кроме него самого? Хотя дисциплина первого лица обычно дисциплинирует руководителей всех рангов.
Иногда на срок исполнения могут повлиять и внешние причины. Например, в организацию несвоевременно доставили документ (плохая работы почты, курьера, различные форс-мажорные обстоятельства). И вместо того, чтобы зарегистрировать его, например, в 10:00 1 августа 2011 года, вы должны будете зарегистрировать его на следующий день. Понятно, что данный документ по не зависящим от вас причинам попадет на рассмотрение к руководителю на целые сутки позже. Если документ содержит конкретный срок исполнения, то срок исполнения вашей организацией сократится на один день, т.е. целый день выпадает. А если выпадает 5 дней из 10? Вопрос в том, сможете ли вы уложиться в такой срок? Если сможете, то хорошо. А если нет? Тогда надо подумать, что можно предпринять. Рекомендуем регистрировать срочные документы в день поступления с указанием времени. Кроме того, документы, поступившие и зарегистрированные в организации после 17.00 часов, при невозможности их рассмотрения в день поступления должны быть рассмотрены руководителем до 11.00 часов следующего дня. Важные документы обычно доставляют заказной корреспонденцией, и если такой конверт/пакет задержался в дороге, то вам нужно при получении почтового отправления в почтовом отделении связи в бланке уведомления о вручении (форма 119) проверить, правильно ли заполнена работником почтового отделения его оборотная сторона (там указывают, когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено; если по доверенности, то пишется фамилия доверенного лица), при этом получатель в строке «Получил» ставит свою подпись и Ф.И.О.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе.
Суть исполнения документа
Каждый документ имеет свою внутреннюю структуру, определяющую суть его исполнения, которая должна быть очевидна исполнителю исходя из его должностных обязанностей.
Типовые случаи исполнения:
- письмо. Требует ответа и, при необходимости, представления документов;
- претензия. Требует изучения, согласования необходимости ответа, отсутствия ответа, удовлетворения или отказа;
- предписание контролирующих органов. Требует изучения и предоставления руководству плана реагирования;
- бизнес-предложение. Требует рассмотрения и подготовки мотивированного отчета о целесообразности его принятия или назначения тендера.
Для нестандартных документов особенности исполнения определяются в поручении руководителя организации или подразделения, передаваемом сотруднику вместе с копией документа.
Сроки доведения документов до исполнителей
П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Ведь данная процедура тоже «съедает» время.
Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные – в течение нескольких часов. Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства.
47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 отметку о контроле за исполнением документа на бумажном носителе обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения текущего контроля ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
срок исполнения документа — 68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно правовым актом, организационно распорядительным документом или резолюцией Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Срок исполнения документа — 68 СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок, установленный нормативно правовым актом, организационно распорядительным документом или резолюцией. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело.… … Официальная терминология
Срок исполнения документа индивидуальный — 70 ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный организационно распорядительным документом организации или резолюцией. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации.… … Официальная терминология
Срок исполнения документа типовой — 69 ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный нормативно правовым актом. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.… … Официальная терминология
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – срок исполнения документа, установленный организационно распорядительным документом организации или резолюцией. Индивидуальный срок исполнения должен… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
индивидуальный срок исполнения документа — 70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно распорядительным документом организации или резолюцией Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
типовой срок исполнения документа — 69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно правовым актом Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – срок исполнения документа, установленный нормативно правовым актом. Часть типовых сроков исполнения зафиксировано в приложении № 10 ГСДОУ, например: письма… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
индивидуальный срок исполнения документа — Срок исполнения документа, установленный организационно распорядительным документом организации или резолюцией. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика
типовой срок исполнения документа — Срок исполнения документа, установленный нормативно правовым актом. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика
Индивидуальные сроки исполнения
Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .
Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
18 Октября 2018
Средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников – это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 209 ТК РФ). Обеспечение работников специальной одеждой, обувью и другими СИЗ осуществляется за счет средств работодателя. Кроме того, на указанные цели могут быть направлены также средства ФСС. В каких случаях это возможно и каков порядок приобретения СИЗ за счет средств фонда, расскажем в статье.
На сайте Федерального казначейства появилась информация, посвященная результатам принятия бухгалтерской (бюджетной) отчетности по итогам 2020 года, в которой особое место отведено анализу типовых нарушений и ошибок, выявленных работниками Федерального казначейства в ходе камеральной проверки отчетных форм. На наш взгляд, данная информация будет небезынтересна как ревизорам, так и бухгалтерам, поэтому мы посчитали необходимым обсудить ее с вами.