Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистры налогового учета в 1С 8.3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
- Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
- Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.
Информация, не подлежащая включению в состав данных документа
В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:
- Выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу;
- Командировочные выплаты в виде суточных;
- Пайковые и компенсации за поднаем жилья;
- Иные выплаты в пределах норм, установленных региональным законодательством;
- Суммы компенсаций, предусмотренных внутренними актами.
Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.
Пример записи о выданных работнику подарка
Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:
- Стоимостная величина полученного подарка в размере 8 500 рублей;
- Код вычета 501 на необлагаемая НДФЛ в размере 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).
В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Дополнительные позиции
Организация может сделать заполнение налогового регистра для 6-НДФЛ еще более подробным. В документ можно включить следующую информацию:
- дату фактического получения дохода;
- величину НДФЛ;
- размер рассчитанного и удержанного с физлица налога отдельно по каждой разновидности дохода;
- размеры авансовых платежей, имеющих фиксированный характер (указывают в случае работы на предприятии, использующем ПСН, иностранцев, которые делают отчисления подоходного налога самостоятельно);
- размер НДФЛ, который не был удержан;
- сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом;
- срок, в который подоходный налог должен быть перечислен по закону в казну.
Подробный реестр данных позволит заполнять отчет по форме 6-НДФЛ быстро и качественно: в этом документе найдут отражение все необходимые данные, что серьезно упростит задачу бухгалтерам.
Регистр налогового учета рассчитан на один календарный год. Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ.
Регистры ведите помесячно и нарастающим итогом с начала года. Чтобы корректно заполнить этот документ, включите в него графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.
Разделы, в которых отражаются доходы, выплаченные сотруднику, целесообразно заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой. Например, по отпускным, выплаченным авансом.
Доходы группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.
Образец регистра НУ доходов
Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.
Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:
3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.
Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:
- Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
- C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
- С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
- Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
- От первичной бухгалтерии до отчетности.
- От отчётности до бумаг первичной проверки.
В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.
Форма карточки учета страховых взносов
Нормами гл. 34 НК РФ форма карточки учета страховых взносов (далее — карточка учета) не предусмотрена, нет указаний и насчет порядка ведения данного регистра.
Отметим, что плательщики страховых взносов уже целый расчетный период — 2017 год — уплачивают эти взносы в налоговые органы. Но никаких разъяснений по вопросу учета взносов в разрезе физических лиц со стороны ФНС или Минфина нет. В настоящее время нет и результатов налоговых проверок страховых взносов.
Из приведенных фактов напрашиваются следующие выводы:
- плательщик страховых взносов вправе разработать свою форму карточки учета, утвердив ее в учетной политике для целей налогового учета;
- поскольку страховые взносы начисляются с начала расчетного периода нарастающим итогом, плательщик вправе ежегодно вносить изменения в данную форму, которые также нужно утверждать в учетной политике;
- при наличии карточки учета налоговый орган не вправе привлечь плательщика страховых взносов к ответственности за отсутствие каких-либо показателей в применяемой им форме карточки.
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.
Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ
НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.
Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:
- состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
- разбивку их по налоговым ставкам;
- помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
- долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).
После 2011 года все налоговые агенты заполняют регистр 1-НДФЛ. В нем указываются те же сведения, но по каждому налогоплательщику отдельно.
Этот вид учета разрабатывается и ведется работодателем в свободной и удобной для него форме. Общих единых требований к ведению этого документа в настоящее время нет.
В регистре должны быть отражены суммы всех доходов и налогов, выплаченных предприятием или предпринимателем своим сотрудникам или временно принятым работникам. Если посмотреть внимательно то, регистр очень похож на прежнюю форму 1-НДФЛ. И поскольку каждый работодатель обязан самостоятельно «под себя» разрабатывать регистр, то естественно, что за образец берется как раз та самая форма. Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога.
При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.
В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.
Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. здесь.
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
О нюансах читайте здесь.
Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ
Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.
Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:
|
Сведения учетного регистра |
Комментарии по заполнению |
|
Информация для идентификации налогоплательщика |
Приводим перечень данных о работающих сотрудниках:
|
|
Перечень доходов |
Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@. По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно. Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года |
|
Перечень вычетов |
Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387 |
|
Суммы доходов |
Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты |
|
Даты выплаты доходов |
В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ |
|
Статус налогоплательщика |
В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ |
|
Дата удержания НДФЛ |
Указываем день фактического удержания налога |
|
Дата перечисления НДФЛ |
Заполняем в соответствии с платежными документами |
|
Реквизиты платежного документа |
Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ |
|
Сумма НДФЛ |
Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога |
Ответственность за нарушение порядка ведения учета по НДФЛ
Действующим налоговым законодательством предусмотрена обязанность ведения карточек по НДФЛ. Поскольку данный регистр был обязательным всегда независимо от наличия установленной формы, имеются отдельные разъяснения контролирующих органов о применении мер ответственности за нарушение предписанного порядка.
Так, в Письме ФНС РФ от 29.12.2012 N АС-4-2/22690 сказано: если налоговый орган в ходе проверок налоговых агентов выявит отсутствие учета объектов обложения НДФЛ в разрезе каждого физического лица, организация подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. А это штрафы: 10 000 руб. — если нарушения только в одном налоговом периоде, 30 000 руб. — если более чем в одном периоде. Если нарушение порядка ведения карточки по НДФЛ повлекло занижение налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 20% суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 000 руб.
В этом Письме речь шла об отсутствии учета. А если учет в карточках по НДФЛ ведется, но допущены отдельные нарушения, как будет наказан налоговый агент?
В Письме Минфина РФ от 18.04.2014 N 03-04-06/17867 рассмотрен вопрос об одном из таких нарушений.
Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). На последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход в виде оплаты труда, налоговый агент производит исчисление сумм НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца, начисленных налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. То есть датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за который налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда.
Если в регистрах налогового учета вместо даты фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда ошибочно указаны даты его выплаты, такое некорректное указание дат не является основанием для привлечения налогового агента к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ.
Поскольку налоговики при проверках НДФЛ в первую очередь запрашивают карточки учета, вести их необходимо, причем согласно требованиям, установленным гл. 23 НК РФ.
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.
Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.
Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.
Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
В чем отличия формы 1 НДФЛ и налогового регистра
Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.
Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.
Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.
Для того, чтобы составить грамотный регистр, необходимо скачать бланк формы 1 НДФЛ, и к нему уже прибавить свои пункты. Заполнение карточки довольно простое, оно осуществляется на каждого сотрудника в отдельности. В форму вносятся все доходы, кроме тех, которые не облагаются налогами. Это социальные пособия, материальная помощь, если она меньше 4 тысяч рублей. Также не вносятся в регистр следующие виды доходов: пособие по беременности и родам, единоразовое пособие беременным при ранней постановке на учет в медицинском учреждении, пособие при рождении ребенка или при усыновлении. Также в этот список входит пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и пособие по безработице.