Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Операции с товарами находящимися на временном хранении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Что делать с документами при ликвидации компании
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке — нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Преимущества того, что значит ответхранение на складе
Мы рассматриваем особенности договоренности перед простой арендой складского помещения. Когда подписан документ с полной юридической силой на обслуживание, хранитель полностью берет на себя материальную ответственность за порчу, кражу товара или иной ущерб. Это основное достоинство, но есть и дополнительные выгодные стороны:
- Гибкое ценообразование. Вам не нужно оплачивать фиксированный ценник, достаточно заплатить за используемые квадратные метры.
- Простота работы со складом. С пользователя снимается много обязательств, не нужно обеспечивать охрану, взаимодействовать со службами, производить уборку и пр.
- Высокое качество помещений и соответствующие условия. Поскольку хранитель несет материальную ответственность, он прямо заинтересован в сохранности продукции, поэтому обеспечивает подходящую влажность, температуру воздуха, пожаробезопасность, чистоту.
А в случае обязанности обеих сторон преимущества выходят из целей этой операции. То есть достоинства:
- Возможность клиенту производить оплату груза только после его получения и осмотра.
- Гарантия целостности партии даже при отказе от ее покупки.
Это уважительные отношения между покупателем и продавцом, согласованность, которая должна полностью обеспечиваться и с точки зрения законодательства, и со стороны каждого из участников.
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.
Архивное хранение электронных документов
Электронные документы хранятся:
- На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
- В информационной системе подразделения на его оборудовании.
К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:
- выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
- в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
- ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
- сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
Сроки хранения постоянных и временных документов
Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.
Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:
- приказы по основной деятельности
- журнал регистрации приказов по основной деятельности
- штатные расписания
- структура организации
- номенклатура дел
- описи дел
- акты об уничтожении дел и утрате документов
- целевые программы информатизации
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
- годовые планы и отчеты
- годовые бухгалтерские балансы
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
- годовые сметы и др.
- уставные документы
- документы о приватизации
- реестры акционеров
- реестры владельцев ценных бумаг
- списки лиц, имеющих право на дивиденды
- журналы, книги учета работы с акциями
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
- гранты
- лимиты
- паспорта сделок
- документы о благотворительной деятельности
- и другие документы
Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)
- приказы на отпуска и командировки
- приказы по административно-хозяйственной деятельности
- договоры с юридическими лицами
- документы по госзакупкам
- акты о приеме выполненных работ
- бухгалтерские документы
- путевые листы
- и другие документы
Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут
Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.
Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:
- хранения;
- комплектования;
- учета;
- использования архивных документов.
Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.
Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской. Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:
•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;
•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;
•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.
И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.
■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.
Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.
Документы временного хранения
Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).
Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.
Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.
Временное хранение товаров для личного пользования
ТЕМА 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ТАМОЖЕННОГО КОНТРОЛЯ ТОВАРОВ И ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ, IIЕРЕМЕЩАЕМЫХ ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
1. Общие положения о порядке и условиях перемещения через таможенную границу товаров для личного пользования
2. Таможенное декларирование товаров для личного пользования
3. Временный вывоз/вывоз физическими лицами товаров и транспортных средств для личного пользования
4. Применение таможенных платежей в отношении товаров для личного пользования
5. Стоимость товаров для личного пользования
Общие положения о порядке и условиях перемещения через таможенную границу товаров для личного пользования.
Товары для личного пользования могут перемещаться через таможенную границу Союза следующими способами:
1) в сопровождаемом или несопровождаемом багаже при следовании физического лица через таможенную границу Союза;
2) в международных почтовых отправлениях;
3) перевозчиком в адрес физического лица, не пересекавшего таможенную границу Союза, либо от физического лица, не пересекавшего таможенную границу Союза.
Отнесение товаров, перемещаемых через таможенную границу Союза, к товарам для личного пользования осуществляется таможенным органом исходя из:
1) заявления физического лица о перемещаемых через таможенную границу Союза товарах в устной форме или в письменной форме с использованием пассажирской таможенной декларации;
2) характера и количества товаров;
3) частоты пересечения физическим лицом таможенной границы Союза и перемещения товаров через таможенную границу Союза этим физическим лицом или в его адрес.
Статья 169. Таможенные операции, связанные с помещением товаров на временное хранение
1. Для помещения товаров на временное хранение перевозчик, иные лица, обладающие полномочиями в отношении товаров, или их представители представляют в таможенный орган транспортные (перевозочные), коммерческие и (или) таможенные документы, содержащие сведения о товарах, отправителе (получателе) товаров, стране их отправления (назначения).
Такие документы могут быть представлены в таможенный орган в виде электронных документов.
2. Таможенный орган регистрирует документы, представленные для помещения товаров на временное хранение, в срок не более 1 (одного) часа после подачи таких документов таможенному органу и выдает лицу, указанному в пункте 1 настоящей статьи, подтверждение о регистрации документов.
Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.
- Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
- Прием документов от любых организаций.
- Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
- Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
- Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
- Постоянный контроль по заполнению документов.
- Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.