Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.
Типы сопроводительных писем.
Существует три основных разновидности сопроводительных писем:
- Сопроводительное письмо-заявка. Это самый распространенный тип. Такие письма отправляют вместе с резюме, чтобы откликнуться на конкретную вакансию.
- Сопроводительное письмо с рекомендацией. Это такое письмо, в котором вы упоминаете человека, посоветовавшего вам вакансию. Это может быть сотрудник компании, где вы хотели бы работать, или известных специалист из вашей отрасли. Такие письма являются прекрасным способом обратить на себя внимание менеджера по подбору персонала.
- Письмо о заинтересованности. В таком письме вы не отвечаете на конкретную вакансию, а спрашиваете, есть ли в компании открытая должность, где были бы полезны ваши знания и навыки.
- Сетевое письмо. Это письмо, которое вы отправляете не работодателям, а своим знакомым: бывшим коллегам, одногруппникам из университета, друзьям. В нём вы рассказываете, что ищете новую работу, и спрашиваете, не знают ли они о подходящей для вас вакансии.
Многие кандидаты, особенно те, кто еще на старте карьеры, сосредотачиваются на том, что они получат, если им предложат работу, а не на том, что получит компания. Это не совсем то, чего ждут наниматели.
Нужно показать, как вы будете полезны компании, и лучший способ это сделать – выявить, какие у компании задачи и проблемы, и объяснить, как вы будете их решать. Почитайте новости, найдите тех, кто работает в компании, чтобы узнать о ней больше.
Конечно, когда вы еще не работаете в компании, сложно определить ее ценности, задачи и проблемы. Если у вас нет возможности добыть инсайдерскую информацию о компании, расскажите о своих предыдущих успехах. Например, расскажите, как превзошли ожидания на одном из проектов, и как планируете это делать в новой компании. Воспринимайте сопроводительное письмо как «письмо возможности».
Как оформить сопроводительное письмо
✅ Не затягивать. Стоит убедиться в том, что письмо занимает не более одного экрана. Если работодатель увидит простыню текста, он может решить отложить его на попозже и перейти к следующему отклику — шанс будет упущен.
✅ Проверить орфографию. Письма без орфографических ошибок производят более выгодное впечатление, даже если умение грамотно писать на данной позиции не требуется. Чтобы проверить текст, можно воспользоваться онлайн-сервисами проверки орфографии — например, от Текст.ру — или проверкой, встроенной в Microsoft Word. Программа подчеркнёт ошибки и предложит правильный вариант написания.
Ёмкое письмо без ошибок и с текстом, которые соответствует вакансии, — идеальный рецепт сопроводительного письма.
Распространенные ошибки
Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.
- Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
- Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз. Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.
- Выход за рамки делового стиля. Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя. Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.
- Общие слова. Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п. Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».
- Орфографические и пунктуационные ошибки. Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.
Что такое сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо (англ. cover letter) — это дополняющее письмо, которое обычно прилагается к различным документам, например, при поступлении на работу, в университет или во время деловой переписки.
В нашем случае, сопроводительное письмо — шанс кандидата привлечь внимание работодателя именно к его резюме. Написание cover letter распространено в зарубежных компаниях. Именно в сопроводительном письме можно указать то, что обычно не указывается в резюме, либо недостаточно раскрыто:
- сведения о достижениях;
- перечень личных качеств;
- портфолио работ;
- мотивация и заинтересованность соискателя именно в этой вакансии.
Что такое сопроводительное письмо к резюме?
Письмо в сопровождение резюме представляет собой краткий или развернутый текст, которым кандидат на должность пытается привлечь внимание к прочтению отклика на вакансию. Поэтому основными целями его составления являются:
- выделить свое резюме среди других;
- выразить заинтересованность в получении работы в компании;
- кратко отразить информацию, которая даст возможность рекруту предварительно оценить соответствие заявленной вакансии, рассказать о своих профессиональных достижениях;
- выполнить требование работодателя по предоставлению сопроводительного письма (если это требовалось в тексте вакансии).
Рекрутер изучает письмо и предварительно определяет, стоит ли открывать резюме, оценивая:
- манеру изложения информации, умение претендента на должность сформулировать мысль грамотно и понятно;
- насколько соискатель заинтересован в получении должности в компании;
- исполнено ли требование по предоставлению сопроводительного письма к резюме, указанного в тексте вакансии.
Советы от экспертов по сопроводительным письмам
Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: «Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?».
Вот их главные рекомендации:
- ясность — избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
- лаконичность — пишите кратко и емко, старайтесь не «грузить» менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
- убедительность — обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.
Обязательные требования к сопроводительному письму
Как нужно написать сопроводительное письме к резюме, чтобы менеджер дал ему положительную оценку:
- Максимальная лаконичность. Не стоит растягивать одну фразу на весь текст. В деловой переписке это недопустимо. Прочтите письмо перед отправкой – оно не должно превышать 10 секунд по времени и половины листа А4 по объему.
- Емкость. Ваш работодатель – занятой человек, ценящий свое время. Укажите в письме только ту информацию, которая может быть для него полезна. Большое количество «воды» негативно скажется на результате.
- Стиль. Бизнес-переписка должна быть составлена с использованием делового стиля: простоты, без лишних слов, фамильярности и излишней эмоциональности (если только это не творческая компания, которых на рынке не так много). Пишите кратко и не используйте юмор для самовыражения, если того не требует должность компании-нанимателя.
- Личностный подход. Приемлемым считается легкий, живой стиль, как при общении, без лишнего упрощения или усложнения текста.
- Актуальность. Используйте только ту информацию, которая будет полезна для нанимателя в текущий момент.
- Конкретика. Дополните ваш текст исчисляемыми примерами: цифрами, процентными соотношениями и т.п. Такая информация будет выглядеть более весомой и достоверной.
Так, с базой познакомились, теперь обратим внимание на детали, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
- Стиль письма — официально-деловой. То есть это без юмора, нелепых шуток, сравнений и красивых эпитетов. Чётко и по делу. Но из любого правила есть исключения. Если работа связана с творческой деятельностью, то письмо не помешает разбавить креативом, чтобы выделиться и запомниться.
- Размер. В основном это 3-4 небольших абзаца. Поставьте себя на место работодателя: хотели бы вы читать целый рассказ про человека, какой он хороший и почему именно он подходит, а не другие, и писем-то немало. Написать про себя нужно кратко, но со вкусом, пройдясь основными тезисами по структуре. Ведь цель — заставить прочитать рекрутера резюме.
- Будьте честными. Не используйте фразу «Если вам предлагают возможность, а вы не уверены, что сможете это делать — согласитесь, а потом научитесь это делать» Сейчас в мире, где все привирают, чтобы добиться желаемой должности, честность глубоко ценится. Даже если нет опыта работы, выражайте заинтересованность, желание развиваться, но не только самому, но и вместе с компанией, то есть ещё приносить ей прибыль.
- Проверьте письмо на ошибки. Как ни банально это звучало бы. Даже одна маленькая орфографическая ошибка может стать роковой. Стилистические ошибки или простые описки означают, что автор не серьёзно подошёл к составлению сопроводительного письма или он вообще не заинтересован в должности.
Будьте готовы к тому, что составлять письмо придется на английском языке.
Информация в CV-письме предоставляется в хронологическом порядке:
- Личная информация (Personal information).
- Цель (Objective).
- Образование (Education).
- Дополнительная квалификация (Qualifications).
- Опыт работы (Work experience).
- Личные качества (Personal qualities).
- Специальные навыки (Special skills).
- Награды (Awards).
- Научная деятельность (Research experience).
- Публикации (Publications).
- Членство в организациях (Memberships).
- Рекомендации (References).
Требования к сопроводительному письму или как угодить кадровику
Приведенные выше рекомендации, как лучше писать сопроводительное письмо к резюме,являются проверенными не одним соискателем, но следовать им вплоть до буквы не обязательно. Иногда лучше отойти от стандартов, продемонстрировать собственную креативность.
О том, кто именно прочтет письмо, соискатель может и не знать. Но в любом случае необходимо оставаться вежливым и делать текст максимально персонализированным. Например: «Уважаемый сотрудник отдела кадров .
Текст не должен быть длинным, а время его прочтения – занимать больше 15 секунд. Не нужно включать подробности личной биографии – это уменьшит шансы получить хорошую работу. Письмо должно быть лаконичным и содержать только необходимые сведения.
Стиль написания должен быть выдержан в стиле компании, в которую вы собираетесь устроиться. Чаще приветствуется деловой стиль с легкостью изложения и максимальной информативностью. Более вольным должен быть текст, направляющийся соискателем в стартап, дизайнерское предприятие или пиар-агентство, учитывая, также, что «скучные» письма, кадровики таких компаний не будут даже открывать.
При необходимости (особенно, если планируете работать за рубежом), не поленитесь перевести текст на английский или любой другой язык. Работодатель может также захотеть просто проверить ваш уровень знания иностранных языков и желал получить экспресс-оценку кандидата таким образом.
Распространенные ошибки
Наиболее часто встречающиеся ошибки, из-за которых теряются шансы на удовлетворительный просмотр резюме, можно назвать следующие:
- Шаблонность. Универсальные фразы, заполненные в документе «как под копирку», практически полностью снижают шансы на удовлетворительное решение.
- Дублирование резюме. Не нужно повторять, описанные уже сведения, другими словами. Менеджеры по набору персонала являются занятыми специалистами, которые ценят свое время и не терпят повторов в предоставлении информации. Исключением может стать контактные данные, которые можно повторить.
- Не соблюдение делового стиля. Здесь не уместен креатив, юмор и прочие выражения, не соответствующие корпоративной культуре фирмы. Также негативный эффект может сослужить фамильярное и неформальное обращение, использование жаргонов, смайликов и т. п.
- Общие слова. При заполнении сообщения желательно не использовать удобные, ничего не означающие фразы, типа «Я являюсь высококвалифицированным специалистом», «ответственный», «быстро учусь», «стрессоустойчив» и т. д. Все характерные качества должны подтверждаться конкретной информацией, аргументами, к примеру: «Я являюсь опытным специалистом», а «Я тружусь в данной области свыше 5 лет».
- Пунктуационные и орфографические ошибки. Для специалиста, претендующего на важную вакансию, недопустимо совершать грамматическую «грязь». Это сразу создает негативное впечатление о соискателе.