Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет командировочных расходов в 2024 году при УСН». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
Списание командировочных расходов
Все подтверждённые расходы нужно включить в состав затрат. Используется дебет следующих счетов:
- 20, 23, 25 или 26 — когда сотрудник командирован по производственной необходимости;
- 08 — командировка проводилась для приобретения основных средств;
- 44 — поездка потребовалась для реализации продукции;
- 91 — цели поездки не связаны с производством и приобретением ОС.
Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 списание расходов на себестоимость в зависимости от цели поездки;
Дт 70 — Кт 68 начисление НДФЛ, если суммы суточных и проживания превысили установленные лимиты;
Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начисление страховых взносов с сумм превышения лимитов.
Если работодатель — плательщик НДС, и в документах к авансовому отчёту присутствует этот налог:
- Дт 60 (76) — Кт 71 получен товар (услуга) через сотрудника;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 отражены расходы по командировке;
- Дт 19 — Кт 76 учтён входящий НДС;
- Дт 68 — Кт 19 входящий НДС приняли к вычету.
В период командировки работнику продолжает начисляться средняя заработная плата, рассчитанная за предыдущие 12 месяцев. Если в это время попадаются выходные или праздничные дни, они рассчитываются по двойной тарифной ставке. Другой вариант (если есть договорённость с работодателем) — оплатить стандартный тариф, но предоставить дополнительные дни отгула после командировки.
Командировочные расходы и зарплата — какой счёт использовать? Начисление заработной платы, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов происходит по стандартным проводкам:
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 70 начислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 51 перечислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 68 удержан НДФЛ;
- Дт 68 — Кт 51 перечислен НДФЛ;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начислены страховые взносы;
- Дт 69 — Кт 51 перечислены страховые взносы.
| Вид налога | Норма | Размер суточных | Примечание |
|---|---|---|---|
| НДФЛ | 700 рублей | За каждый день нахождения в командировке на территории России | Не облагаются налогом |
| 2 500 рублей | За каждый день нахождения в командировке за границей | Не облагаются налогом | |
| Установленные актом Президента РФ и (или) Правительства РФ | За каждый день нахождения на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры | Не облагаются налогом | |
| Страховые взносы | 700 рублей | За каждый день нахождения в командировке на территории РФ | Не облагаются страховыми взносами |
| 2 500 рублей | За каждый день нахождения в заграничной командировке | Не облагаются страховыми взносами | |
| На страхование от несчастных случаев | Установлено в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании | В соответствии с условиями договора или локального акта компании | Не облагается страховыми взносами |
| Налог на прибыль | Нет ограничений | Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках | Не применяется |
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Особенности 2024 года в учете командировочных расходов
Учет командировочных расходов в 2024 году при УСН (Упрощенной системе налогообложения) имеет свои особенности, которые необходимо учесть при ведении бухгалтерии. Во-первых, с 1 января 2024 года вступил в силу новый порядок списания расходов. Теперь расходы по командировкам нужно учесть и списать в момент фактического их возникновения, а не в конце месяца или года, как было ранее.
Для оформления учетной записи о командировочных расходах по новому порядку необходимо подтверждающую документацию: договоры-заявки, накладные, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие затраты на командировку. Также в 2024 году появилась возможность оформления документов в электронном виде, что значительно облегчает процесс бухгалтерии и позволяет снизить количество операций в офисе.
Проверка и контроль учета командировочных расходов при УСН
Для проверки и контроля учета командировочных расходов можно использовать следующие методы:
- Проверка первичных документов. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами – командировочными удостоверениями, накладными, кассовыми чеками и т.д. При проверке необходимо убедиться в их правильности и дате соответствия периоду проведения командировки.
- Контроль соответствия расходов установленным нормам и ограничениям. При проведении командировки сотрудникам могут быть предоставлены определенные лимиты на командировочные расходы. При проверке необходимо убедиться, что расходы не превышают этих лимитов.
- Анализ логической последовательности проведения командировок. При проверке следует обратить внимание на последовательность командировок – соответствуют ли они плану предприятия, не содержат ли ошибочных или повторяющихся записей.
- Проверка доступа к учетной системе. Важно контролировать доступ к программам учета и базам данных, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа или изменения записей.
- Анализ сальдо и связей с другими учетными записями. При проверке стоит обратить внимание на сальдо по счетам, связи с другими учетными записями и соответствие бухгалтерским правилам.
Итак, проверка и контроль учета командировочных расходов при УСН являются важными процедурами, которые помогают обеспечить достоверность и правильность учета этих расходов. Внимательный анализ документов, контроль соответствия нормам и ограничениям, а также проверка доступа к учетной системе позволят предотвратить возможные ошибки и злоупотребления.
Нормы расходов в зависимости от должности
Новый регламент командировочных расходов в бюджетном учреждении предусматривает установление различных норм расходов в зависимости от должности сотрудника. Это позволит более точно учитывать потребности каждого работника и обеспечить более эффективное использование бюджетных средств.
Согласно новым правилам, нормы расходов включают в себя следующие параметры:
- Сумма ежедневной выплаты, включающей проживание, проезд и питание, для руководителей высшего звена будет составлять 5000 рублей.
- Сотрудники среднего звена смогут расходовать до 4000 рублей в день.
- Для специалистов и главных специалистов норма расходов составит 3000 рублей.
- Бюджетное учреждение также предусмотрело возможность установки дополнительных норм расходов для отдельных должностей, связанных с особыми требованиями и условиями выполнения служебных обязанностей.
При этом следует учесть, что нормы расходов включают проживание в гостинице, аренду автомобиля или оплату такси, а также питание в ресторанах и расходы на проезд. Расходы на прочие услуги могут быть возмещены по документам.
Такое дифференцирование норм расходов в зависимости от должности позволит оптимизировать затраты в бюджетном учреждении и обеспечить более справедливое использование средств.
Рекомендации по оптимизации командировочных расходов в 2024 году
Для оптимизации командировочных расходов в 2024 году в бюджетных учреждениях рекомендуется:
- Предоставлять возможность выбора видов транспорта: вместо авиаперелетов между городами, где есть железнодорожное сообщение, сотрудникам можно предоставлять возможность выбора поезда. Такой подход поможет снизить расходы на транспорт и сэкономить бюджетные средства.
- Определить другие возможности размещения сотрудников: вместо размещения в гостиницах можно рассмотреть варианты аренды квартир или корпоративного жилья. Это может быть более экономически выгодным и позволит сократить расходы на проживание.
- Ввести ограничение на суточные выплаты: установить предельные суточные нормы для оплаты питания и проживания. Такой подход поможет сократить излишние траты сотрудников и сэкономить средства организации.
- Осуществлять предварительное планирование: заранее определять необходимость командировок и расчетные сроки, чтобы избежать срочных поездок и излишних расходов на более дорогие тарифы.
- Анализировать и контролировать командировочные расходы: вести учет и анализировать расходы на командировки, чтобы выявить возможности сокращения расходов и улучшения эффективности использования бюджетных средств.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Какие документы подтверждают расходы
Каждая статья затрат в авансовом отчете подтверждается двумя документами:
Первичным: товарным чеком, накладной, актом и т. д.
Платежным: кассовым чеком или БСО.
Первичные документы
Помимо документов, подтверждающих оплату, понадобятся документы, подтверждающие приобретение товаров, работ или услуг. Это товарные чеки, накладные, акты и т. д. Такое требование содержится в п. 3.1 и 3.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П и в письмах Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877. По мнению Минфина, одного чека или БСО недостаточно для признания расходов, поскольку эти документы содержат не все реквизиты бухгалтерской первички.
Платежные документы
Командированный сотрудник может рассчитываться наличными или банковской картой:
Наличные расходы подтверждаются кассовым чеком или БСО. Оплата банковской картой подтверждается двумя чеками: кассовым и терминальным.
Совмещенные документы
В некоторых случаях кассовый чек совмещается с БСО утвержденного образца. Например, оплата проезда авиа- или железнодорожным транспортом подтверждается билетом и кассовым чеком. Эти два документа могут быть совмещены в один — билет с QR-кодом и реквизитами кассового чека. К билету, приобретенному через онлайн-сервис, должен прилагаться посадочный талон.
#6
Какие расходы возможно покрывать с помощью командировочных
Командировочные выплачиваются сотрудникам для покрытия расходов, связанных с официальными поездками. Такие расходы включают следующие категории:
1. Транспортные расходы: командировочные могут использоваться для оплаты проезда на общественном транспорте, таком как поезда, автобусы, трамваи или метро. Кроме того, можно включить расходы на аренду автомобиля или трансферы из аэропорта.
2. Расходы на проживание: командировочные могут использоваться для оплаты гостиницы, аренды жилья или проживания в предоставленных служебных апартаментах. Обычно сотрудник имеет возможность выбрать отель или апартаменты в определенном диапазоне цен.
3. Питание: командировочные могут использоваться для оплаты питания во время командировки. Расходы на завтраки, обеды и ужины включаются в стоимость командировочных, но обычно установлены лимиты на сумму, которую можно потратить на один прием пищи.
4. Бизнес-расходы: командировочные могут использоваться для оплаты дополнительных расходов, связанных с работой. Это могут быть расходы на представительские сборы, бизнес-ланчи с партнерами или расходы на профессиональные мероприятия (конференции, семинары и т. д.).
5. Другие расходы: командировочные могут использоваться для покрытия других расходов, связанных с командировкой. Это могут быть расходы на такси, междугородные звонки, багаж и прочие необходимые расходы.
Важно заметить, что каждая организация может иметь свои собственные правила относительно того, какие расходы можно покрыть с помощью командировочных. Проверьте внутренние правила и процедуры вашей компании, чтобы узнать подробности о допустимых расходах.
Расходы в заграничных командировках
Рабочая поездка за рубеж и по РФ оформляются одинаково. Но есть ряд особенностей бухгалтерского учёта командировочных расходов:
- Расходы на оформление визы, паспорта, консульские и иные сборы (подпункт 14 статья 264 Налоговый Кодекс РФ);
- Суточные в размере 2500 рублей не облагаются НДФЛ;
- Время в поездке определяется проездными билетами. Если их нет – документами принимающей стороны (п. 7 Положения о командировках № 749);
- Документы обязательно переводятся на русский (п. 9 Положения по бухгалтерскому учёту, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 года № 34н);
- Если командированный покупает иностранную валюту, он должен приложить справки из банков о её покупке;
- Суммы, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, который действовал на день выдачи;
- Если суточные выданы в рублях, а расходы были в валюте, то они пересчитываются в рубли по курсу, действующему на день покупки валюты;
- Остаток аванса, перечисленный в рублях, пересчитывается в рубли на дату возврата в кассу.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ (, Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).