Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужна и как заполняется доверенность М2». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По законодательным нормам, действующим на территории Российской Федерации, полномочия на получение товаров в обязательном порядке подтверждаются бланком. Причем разработка этого документа производится, как в свободной, так и в унифицированной форме (с задействованием шаблона М-2). Вне зависимости от того, по какому пути пошел заказчик, заверять бумагу у нотариуса не нужно.
Как составить документ правильно
Как уже говорилось ранее, законодательные нормы допускают, что стороны, нуждающиеся в доверительном сертификате, могут составлять его в свободном формате. Однако, правительственные регламенты и постановления включают в себя перечень правил, необходимых для задействования при разработке таких бумаг.
Абсолютно все они приводятся в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 №-71. Именно здесь рассказано о необходимости проставления двух подписей (владельца товарно-материальных ценностей и ответственного лица), приведения точных и корректных паспортных данных, заполнения таблицы с перечислением номенклатур отправляемой продукции и так далее. Кроме того, важно указать временной период, в течение которого шаблон будет иметь соответствующую юридическую силу. Выбирать следует в рамках промежутка до трех лет.
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Указанный документ, как и доверенность в налоговую от юридического лица, должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия. Хотя в отношениях между постоянными контрагентами этому требованию может не придаваться значения, не стоит пренебрегать формальностями: никто не застрахован от судебных разбирательств, и правильно оформленный документ может стать решающим доводом в пользу принимающего торгово-материальные ценности юридического лица.
Важно: если организация часто принимает ТМЦ от постоянных поставщиков, на каждого из них может быть оформлена «расширенная» доверенность по форме М-2а, являющейся, в отличие от М-2, «многоразовым» документом.
Использование доверенности М-2 в настоящее время не имеет прямой альтернативы: осуществлять приёмку указанных оборотных активов без оформления документа имеют право лица, заблаговременно указанные в уставных документах компании; в остальных случаях специалистам бухгалтерского отдела неминуемо придётся оформлять одно- или многоразовую доверенность.
Положительные стороны использования доверенности М-2:
- Ограниченность полномочий ответственного сотрудника. Юридическое лицо может быть уверено, что по истечении указанного срока работник уже не сможет использовать документ в своих целях. Кроме того, в списке (третьей части доверенности по форме М-2) перечислены все находящиеся в обращении объекты, поэтому сотрудник без сговора с другой стороной е сможет принять ничего лишнего. Это обезопасит организацию от необходимости проведения дальнейших расследований в случае непреднамеренной или умышленной неточности принимающего лица.
- Официальное закрепление полномочий. В доверенности однозначно указано, кто наделён полномочиями принимать товарно-материальные ценности. Никто, кроме названного в документе лица, не сможет воспользоваться документом в своих интересах. Следовательно, и ответственность за приёмку оборотных активов целиком ложится на одного человека, что позволяет в случае неувязок провести чётко ориентированное внутреннее расследование.
Минусы доверенности М-2:
- Ограниченный срок действия. Если контрагент, вне зависимости от причины, сорвал поставку, принимающей стороне придётся оформлять новый документ: продлять срок действия старого задним числом не допускается.
Совет: если такие инциденты уже происходили по вине поставщика, юридическому лицу имеет смысл сразу оформить «пролонгированную» доверенность, продлив срок её действия как минимум на неделю по сравнению со стандартным. Это позволит снизить нагрузку на бухгалтерский отдел и секретариат, а также избежать необходимости вносить в журнал исходящих документов лишние позиции.
- Сложная процедура оформления. На доверенности по форме М-2 должны стоять подписи главного бухгалтера, руководителя подразделения или организации и самого ��оверенного лица, а также печать предприятия. Кроме того, рекомендуется перед подписанием бумаги проконсультироваться со специалистами юридического отдела.
Важно: как и любая доверенность, М-2 должна быть распечатана на стандартном листе формата А4. Составление документа от руки хотя и не противоречит нормам российского законодательства, на практике почти не встречается.
На какой срок выдается доверенность и у кого она остается?
Срок действия не является обязательным условием. В соответствии с ГК РФ (статья 186) документ, в котором не указана длительность юридической силы акта, считается выданным на один год.
Отсчет срока начинается от даты составления. Ее отсутствие означает ничтожность документа. Такая бумага при соблюдении иных правил не создает прав и обязанностей ни для одной из сторон.
Максимальный и минимальный срок действия не устанавливается. Документы могут действовать определенный срок, до какого-либо дня или события. Уполномочивание третьего лица возможно отозвать раньше истечения срока.
Действие акта в рамках передоверия не превышает сроков основного документа. Если последний выдается на год, то по его истечении юридическую силу теряют и первоначальная, и последующая доверенность.
Акт хранится у поставщика. Передается она при первоначальной отгрузке. Когда срок действия истекает, бумага передается в бухгалтерию организации.
Что такое обменная доверенность
Обменная доверенность выдаётся на имя работников третьей организации. Ее нужно обменять на доверенность, которую получил сотрудник в своей компании. Выходит так, что цепочка доверенностей позволяет представителям компании, которая не принимает участие в сделке, получить товар.
Обменная доверенность нужна тогда, плательщик и покупатель – одно и то же юридическое лицо, а получать товар должно другое юридическое лицо. Доверенность выдает первое юрлицо на второе юрлицо, чтобы оно могло получить товар при доставке. Взамен этой доверенности должна быть выписана обменная доверенность, чтобы сотрудник второго юрлица мог получить товар от поставщика.
В ГК РФ нет такого понятия, как обменная доверенность. Также как и нет специального стандартного бланка для неё. Она составляется в произвольной форме по потребностям компании. За образец можно взять стандартную форму документа. Обменную доверенность составляют на тот же срок, на который выдаётся стандартная доверенность для работника своей фирмы, максимум на пятнадцать дней.
Особенности документа
Самый распространенный вопрос, с которым можно столкнуться при оформлении доверенности на получение ценностей, – требуется ли ставить бухгалтеру подпись на документе? В таком случае заверение документа сотрудником бухгалтерии не считается обязательным, но лучше подстраховаться.
По поводу передачи бумаги контрагенту
Ссылаясь на ст. 312 ГК РФ, должник имеет право убедиться, что исполнение обязательства принимается соответствующем кредитором и уполномоченным на это кредитором лицом. Законодательство, действовавшее раньше, предусматривало передачу оригинала бумаги на получение ТМЦ поставщику.
Сейчас данное требование не предъявляется, впрочем, показать оригинал и паспорт доверенного лица для приема ТМЦ все же потребуется, а также убедиться в наличии доверенности на получение МЦ у представителя контрагента.
В таком случае факт надлежащего исполнения обязательств существенно уменьшит вероятность предъявления иска.
Как составляется доверенность на получение ТМЦ
Выдавать доверенность на получение ТМЦ и удостоверять сам документ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени юридического лица в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни юрист организации сами не вправе оформлять и подписывать такой документ.
Доверенным лицом, т.е. кому выдается доверенность на получение ТМЦ, может быть как работник юридического лица, так и стороннее лицо. Если доверенное лицо работает в компании, целесообразно, указать должность. В любом случае в обязательном порядке указываются паспортные данные.
Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме на фирменном бланке организации. Возможно использование унифицированных норм №М-2 и М-2а, однако, это не обязательно.
В отличие от генеральной доверенности, доверенность на получение ТМЦ обычно выдается в связи с одним конкретным договором, сделкой и иными основаниями. Поэтому в доверенности желательно максимально подробно указать обстоятельства или привести перечень товарно-материальных ценностей, которые надлежит получить.
Как заполнить документ правильно
Образец доверенности на получение товара выглядит как обычный бланк. Актуальное гражданское законодательство не предусматривает утвержденного федерального образца этого документа. Доверенность на получение товара в свободной форме может быть написана от руки на обычном листе, согласно ФЗ № ФЗ «О бухгалтерском учете».
Чаще всего хозяйствующие субъекты используют шаблоны документов, которыми приходится часто оперировать.
Унифицированные формы М-2 и М-2а очень удобны. Они упорядочивают документооборот и позволяют экономить временные ресурсы.
Предложенная Постановлением Госкомстата № 71а от 1997 года форма одинаково актуальна и для физических лиц, и для юридических. Кроме того, она используется в работе ИП.
Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а. Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.
Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:
- название организации или предприятия;
- наименование документа;
- регистрационный номер;
- дата выдачи, указанная прописными буквами;
- место, где выдана доверенность.
Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.
Возврат доверенности на получение ТМЦ
В некоторых случаях возможен возврат компании доверенности на получение ТМЦ. Чаще всего это случается по следующим причинам:
- Доверенность должна быть аннулирована и возвращена в компанию, если доверенное лицо по каким-либо причинам не получило документ. При этом обязательно должно осуществляться оповещение поставщика и самой организации. В случае, если продавец выдаст товар, то такие действия будут считаться незаконными.
- Если бумага не была использована до окончания срока действия, она должна быть возвращена в бухгалтерию, где в журнале сделают соответствующую пометку. Чаще всего подобное случается из-за сбоев в поставках со стороны продавца, невозможности осуществления передачи товара.
Кроме того, возврат доверенности может осуществляться по причине неправильного ее заполнения либо наличия большого количества помарок и исправлений. В таких случаях документ должен быть перевыпущен бухгалтерией.
Составление доверенности на получение ТМЦ – это достаточно сложная процедура, которая требует знания определенных аспектов и тонкостей. Именно поэтому она должна осуществляться квалифицированным бухгалтером, который не только заполнит всю необходимую информацию, но и сможет правильно осуществлять учет выданных доверенностей.
Кто может выступать уполномоченным лицом?
В законодательных актах не прописано каких-либо ограничений относительно того, кто может являться представителем организации для получения товара. Это может быть как штатный сотрудник, так и человек, который не является работником компании.
Нередко в договоре купли-продажи прописывают круг лиц, которые имеют полномочия на получение товара. В таком случае даже наличие оформленной по всем правилам доверенности не дает право на получение ТМЦ. Это очень важный момент, за которым нужно внимательно следить. Ведь если на документе окажется подпись лица, которое не имело прав на получение товара, то сделку признают недействительной, и получить оплату по ней станет невозможно.
Доверенность на получение товара
Доверенность на получение товара 2a
Как отозвать (аннулировать) доверенность
Можно столкнуться с ситуацией, когда возникает необходимость аннулировать доверенность до того, как закончится ее действие. В таких ситуациях заявитель должен оформить соответствующий документ в письменном виде. Отказ необходимо предоставить поставщику или другим лицам, которым эта доверенность предъявлялась. Момент, когда он будет оповещен об отзыве доверенности и будет считаться моментом начала его действия. Желательно получить документ, подтверждающий факт получения такого уведомления. Если отзыв передавался курьером, он начинает действовать с момента получения.
Однако для аннулирования необходимо помнить о некоторых нюансах. Например, отзыв необходимо оформлять тем же способом, который использовался при составлении доверенности. Если она заверялась нотариусом, к нему необходимо обратиться и для оформления аннулирования.
Также нужно знать, нет необходимости, чтобы с отзывом доверенности согласилось доверенное лицо. Данный документ составляется в одностороннем порядке. Для этого достаточно лишь желания доверителя досрочно прекратить действие доверенности. Вовсе нет необходимости объяснять причины такого решения.
корешок от доверенности
Да нет такого вроде бы. Зачем чья-то печать? Что они и корешок привозят к вам? Приемка на территории поставщика Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее — Постановление N 71а). В доверенности указывают: — номер, дату выдачи и срок ее действия; — должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные; — номер и дату документа, на основании которого отпускается товар; — название, адрес, банковские реквизиты покупателя; — наименования товаров, единицы их измерения и количество. Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя. Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации. Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.
Сроки действия документа
В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.
Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.
Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование — эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.
Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.
Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.
Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Указанный документ, как и доверенность в налоговую от юридического лица, должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия. Хотя в отношениях между постоянными контрагентами этому требованию может не придаваться значения, не стоит пренебрегать формальностями: никто не застрахован от судебных разбирательств, и правильно оформленный документ может стать решающим доводом в пользу принимающего торгово-материальные ценности юридического лица.
Важно: если организация часто принимает ТМЦ от постоянных поставщиков, на каждого из них может быть оформлена «расширенная» доверенность по форме М-2а, являющейся, в отличие от М-2, «многоразовым» документом.
Использование доверенности М-2 в настоящее время не имеет прямой альтернативы: осуществлять приёмку указанных оборотных активов без оформления документа имеют право лица, заблаговременно указанные в уставных документах компании; в остальных случаях специалистам бухгалтерского отдела неминуемо придётся оформлять одно- или многоразовую доверенность.