Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Собственные разработки
Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:
- какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
- в какой срок их предоставить;
- по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
- кому передать и т. д.
При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:
- одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- родители детей-инвалидов;
- ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Требования и структура
Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.
Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.
Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Как отчитаться за командировку
В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.
В командировочные расходы включают:
- Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
- Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
- Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
- Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
- Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг 1. Указываем получателя.
В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.
Шаг 2. Регистрируем данные составителя.
Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.
Шаг 3. Название документа.
В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».
Шаг 4. Указываем период и цель командировки.
В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».
Шаг 5. Выражаем суть, результаты.
Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Цели поездок можно разделить на две группы: общие и специальные. Первая категория направлена на развитие предприятия (контроль над качеством производственных процессов, тестирование нового продукта, внедрение инновационных основ менеджмента, устранение производственных дефектов). Вторая удовлетворяет краткосрочные потребности, например: плановая замена оборудования, инновационное оснащение рабочих мест.
Рассмотрим цели поездки в командировку с примерами. Так, работник может быть отправлен в другую местность для:
-
заключения нового договора на поставку продукции;
-
установления партнерских отношений с новым контрагентом;
-
проверки соответствия производственного процесса закрепленным регламентам;
-
защиты интересов обособленного филиала в суде;
-
контроля над пуско-наладочными работами;
-
согласования новых условий труда и другие.
Отчет о командировке для руководства компании
Чтобы с оформлением командировочного отчета не появлялось сложностей, субъекту потребуется заблаговременно ознакомиться с задачами начальства касательно данной поездки. Важно, чтобы все задачи руководства были оформлены в письменном изложении. Например, в форме служебного задания или иного документа, установленного для конкретной компании.
Благодаря письменным указаниям, ответственность командируемого субъекта заключается в их реализации. В дальнейшем отчет о командировке для начальства составляется на основании тезисов, фиксируемых в изначальном задании. В обстоятельствах, когда наниматель решает расширить перечень обязанностей командируемого подчиненного на протяжении деловой поездки, то необходимо согласование возможности реализации дополнительных заданий. При этом сотрудник вправе отказаться от такой работы без каких-либо последствий для своей карьеры.
Что содержит в себе отчет
При составлении отчета указывается:
- полное наименование организации, адрес;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
- краткое описание цели;
- краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
- дата составления;
- подпись составителя;
- подпись директора (при принятии от сотрудника).
Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:
- порядковый номер;
- дата составления;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- информация о сотруднике и отправлении;
- краткое описание задач;
- краткий вывод о выполнении поставленных целей;
- подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).
Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:
- наименование структурного подразделения;
- наименование должности;
- реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
- даты начала и завершения поездки;
- период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
- название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
- основание направления в служебную поездку.
Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.
Современные законы стали относиться к командированным сотрудникам более лояльно, и не предусматривают дополнительных бюрократических трудностей. В частности, сегодня выездным специалистам уже не требуется обязательно оформлять такие бумаги, как:
- Журнал учета;
- Отчет об осуществленной поездке;
- Удостоверение командированного сотрудника;
- Служебное задание.
Отдельно скажем о том, что оформление Журнала учета – необязательная по закону мера. Но на деле вести его все-таки следует (при соответствующем указании руководителя компании).
Оформлять командировку сегодня гораздо легче, чем многие годы назад. С другой стороны, некоторые начальники «старой закалки», все еще придерживаются советской программы. Заранее уточните список бумаг, требуемых именно вашим руководителем к подаче.
В список документов, обязательных к оформлению в 2017-18 году, входят:
- Отчет об авансе, выданном сотруднику на служебные нужды;
- Если в командировке сотрудник будет пользоваться служебной машиной, оформляется служебная Записка;
- Если сотрудник будет использовать личный или служебный автомобиль, оформляется путевой лист;
- Внутренний приказ с обозначением места и целей командировки. С этим документом специалиста необходимо ознакомить лично. После чего последний должен или принять приказ, или отказаться от него. И первое, и второе возможно исключительно в письменной форме.
Как составить авансовый отчет по командировке – образец
После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:
- личных данных работника;
- документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
- датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.
Как составить авансовый отчет по командировке?
Требования и структура
Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.
Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.
Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Законодательная основа
С 2014 года составление документов, предусматривающих отчеты о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, — является необязательным. Если в командировочном удостоверении отмечалось только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывался о проделанной работе.
По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах (п. 26 Положения).
Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т.д.)
Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления командировки и обязать работников оформлять отчеты. В этом случае на предприятии можно использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать образец отчета по командировке в 2021 году, разработанный самостоятельно.
Применение отчета Т-10а: нюансы
Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:
1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.
2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.
Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.
3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.
4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).
5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.
Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.
Авансовый отчет по командировке
В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.