Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное расследование: когда и в отношении кого проводится». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если на предприятии выявляются проблемы, которые мешают нормальному порядку работы, то обязательно требуется проведение проверочных мероприятий для выявления причин нарушений, определения виновного человека и оценки последствий.
Перечень ситуаций, когда проводятся подобные проверочные мероприятия, можно определить условно. На практике это происходит в следующих случаях:
- недостачи, выявленные по итогу инвентаризации;
- поступление жалобы со стороны работника или клиента;
- нарушение сотрудником положений трудового договора, правил внутреннего распорядка, должностной инструкции;
- нарушение правил, предусмотренных локальными актами, например, техники пожарной безопасности;
- разглашение коммерческой тайны;
- причинение предприятию материального ущерба;
- взятка, независимо, зафиксировано получение или дача таковой.
Представленный перечень неисчерпывающий. Причиной расследования могут стать и другие нарушения со стороны работников.
После завершения этапа организации проверки, когда нарушение выявлено так же, как и виновник произошедшего, нужно переходить к непосредственному рассмотрению вопроса и принятию решения.
Рассматриваемая процедура предполагает несколько обязательных этапов, к которым относят следующее:
- Созыв комиссии. Об этом руководитель должен вынести приказ. По закону любой из сотрудников может входить в состав комиссии. Однако важно определить причастность иных лиц к выявленному нарушению. Даже если проверка проводится в отношении одного работника, могут быть лица, так или иначе повлиявшие на рассматриваемые обстоятельства. Когда дела касаются ущерба, то в комиссию всегда включают бухгалтера. Кроме того, участие руководителя обязательно.
- Рассмотрение материалов проверки по существу. Прежде чем переходить к практической части, руководитель должен был подготовить сведения о нарушениях. Доказательства, объяснения, характеристики – все это повлияет на вердикт комиссии.
- Принятие решение. Формируется таковое посредством составления акта, где прописывается ход расследования и заключение. Обозначается мера воздействия на сотрудника, если выявлен ущерб, то способ покрытия такового. Заверяется акт подписями членов комиссии и печатью руководителя.
Документооборот и порядок
При наличии оснований для проведения служебного расследования создаётся специальная комиссия для изучения обстоятельств, оценки размера ущерба и привлечения виновника. В состав включаются сотрудники подразделения, в котором допущено отклонение и представители соответствующих служб. Например, при выявлении недостачи, привлекаются сотрудники бухгалтерии, при установлении факта воровства специалисты службы внутренней безопасности, при получении взятки ответственные лица отдела по борьбе с коррупцией.
Возмещение ущерба по результатам служебного расследования
Оценка и возмещение по результатам служебного расследования ТК РФ прописывает в 248 статье. Если размер причинённого ущерба не превышает средней месячной заработной платы сотрудника, то взыскание денежных средств может быть произведено по решению руководства. Распоряжение работодателя делается в месячный период с момента точного установления объёма причинённого ущерба. По истечении месяца или несогласии виновного лица заплатить требуемую сумму в случае превышения месячного заработка решение о взыскании принимается исключительно судом.
На основании достигнутой договорённости наёмное лицо может добровольно возместить суммы, выявленные в процессе служебного разбирательства, ТК РФ допускает:
- в полном объёме одной суммой или по частям;
- с отсрочкой платежа на установленный срок;
- предоставлением равноценных активов;
- проведением ремонта испорченного имущества за счёт собственных средств.
Документально оформляется предоставлением письменного обязательства сотрудником с указанием формы и граничных сроков погашения задолженности. При увольнении с дальнейшим отказом от оплаты долга работодатель может осуществить взыскание в судебном порядке.
Привлечение виновного к материальной ответственности не исключает ответственности других видов:
- дисциплинарной со стороны нанимателя;
- уголовной со стороны государства.
Что такое служебное расследование?
Служебное расследование (далее — СР) — это внутреннее мероприятие, заключающееся в сборе, проверке и анализе материалов о проступке в целях наиболее полного и объективного выяснения обстоятельств его совершения сотрудником. Как таковое определение понятия «служебное расследование» в законодательстве отсутствует, однако в ст. 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку в случае причинения ему ущерба для установления размера и причин возникновения последнего. Для такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Выяснение причин происшествия является наиболее важным аспектом СР, поскольку способствует пресечению будущих нарушений путем проведения профилактических мероприятий.
Как проводится служебное расследование?
После издания приказа о проведении СР и назначении комиссии ее члены приступают к работе. В зависимости от того, известен ли потенциальный виновник происшествия, первоначальные действия разнятся. Если виновное лицо известно, с него запрашивается объяснительная записка (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Если же виновника только предстоит выявить, служебное расследование лучше всего замаскировать под обычную проверку. Проведение СР будет облегчено, если в автономном учреждении практикуются внезапные ревизии — в этом случае внеплановые контрольные мероприятия не покажутся трудовому коллективу чем-то экстраординарным и, соответственно, не вызовут кривотолков. Объяснения следует начинать собирать с тех лиц, которые вряд ли причастны к нарушению, постепенно суживая круг подозреваемых. Подобная практика даст возможность не бросать тень на невиновных и не вызовет подозрений у тех, кто замешан в нарушениях.
Объяснительная записка составляется на основании уведомления, оформляемого секретарем комиссии. В уведомлении описывается происшествие, приводится список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться. У работодателя есть право опросить сотрудников, а у них — право отказаться от дачи пояснений. Если работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения, в соответствии с ч. 1 ст. 193 и ч. 2 ст. 247 ТК РФ этот факт фиксируется в акте об отказе дать объяснения, который составляется секретарем комиссии, а подписывается (для исключения конфликта интересов) лицами, не проводящими расследование. Работник должен поставить свою подпись в подтверждение ознакомления с этим актом, а если он отказывается расписываться и в нем, этот факт также фиксируется подписями независимых лиц.
Согласно ст. 193 ТК РФ у работника есть два дня на дачу пояснений. Объяснительная составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.
Кроме объяснительной записки комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, протоколы опросов свидетелей, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.
Для простых дисциплинарных проступков (например, ухода с рабочего места, опоздания) обычно хватает объяснительной записки. Если же речь идет о серьезных нарушениях (воровстве, хищении, подкупе), необходимо провести полноценное расследование, которое заключается в сборе улик. По способу получения их можно разделить на следующие группы:
- улики, полученные в результате свидетельских показаний (опросов);
- документальные улики, для получения которых применяют аудиторские проверки, экспертизы документов, инвентаризации имущества;
- улики, полученные в результате слежки.
По окончании СР комиссия составляет итоговый документ — акт о проведении СР, состоящий из трех частей:
- вводной (факт и дата нарушения, состав комиссии, время проведения СР);
- описательной (доказательства СР и обстоятельства нарушения);
- резолютивной (кто и в чем виновен, наличие смягчающих и отягчающих вину обстоятельств).
Срок проведения служебного расследования
Срок проведения служебной проверки законом не установлен. Но привлечение сотрудника к дисциплинарному наказанию возможно не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что срок расследования (от даты обнаружения пропуска и до даты применения взыскания к сотруднику) не должен превышать 1 месяц.
В этот период не включается время, когда сотрудник болел или находился в отпуске и время, необходимое на учет мнения профсоюзной организации.
Максимальный срок проверки, с учетом указанных выше обстоятельств, не должен превышать 6 месяцев. Если проводилась ревизия или аудиторская проверка, срок проверки не должен превышать 2 лет (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).
Что сделать до составления акта служебного расследования
Акт служебного расследования составляется в тех ситуациях, когда материальный ущерб нанесен работодателю по причине несоблюдения трудовой дисциплины или вследствие каких-либо других действий сотрудников. Однако перед оформлением данного документа необходимо выполнить некоторые действия.
Так, расследование должна проводить специальная комиссия. Чтобы ее создать, руководитель фирмы издает соответствующий приказ. Можно догадаться, лицам, которые причастны к происшествию, запрещено являться членами проверяющей группы. Расследование должно быть проведено в течение одного месяца. Специалисты собирают и рассматривают необходимые документы, получают от некоторых сотрудников объяснительные, в том числе и в письменном виде. Если по каким-то причинам работник отказывается предоставить объяснения, комиссия оформляет соответствующий акт.
Почему руководство не обращается в органы?
Не все руководители частных компаний – точнее из десяти фактов краж не более одного-двух – обращаются в правоохранительные органы, когда на их предприятии совершаются хищения имущества. А не обращаются по той причине, что сотрудники правоохранительных органов в ходе своих расследований могут вскрыть то, что, грубо говоря, не подлежит публичному раскрытию в финансово-хозяйственной деятельности организации. Там, как мы понимаем, много может быть нарушений, в том числе по налоговому законодательству.
Но что-то надо делать. И в данном случае необходима внутренняя проверка, детальное расследование по вскрытому факту хищения.
В данной статье поэтапно мы распишем саму организацию и порядок проведения внутренних служебных расследований на примере хищения имущества со склада, выявленного в ходе инвентаризации.
Служебное расследование в отношении работника
Порядок наложения дисциплинарного взыскания, регламентированный ст. 193 ТК РФ, определяет, что:
- первоначально работодатель затребует от работника письменное объяснение, который последний может представить в течение двух дней. Но он может и отказаться от дачи объяснений, об этом составляется соответствующий акт;
- на основании объяснений работника (актов об отказе в их даче), докладных (служебных) записок непосредственного руководителя, данных систем электронного пропуска и т.п. работодатель решает вопрос о целесообразности привлечения работника к дисциплинарному наказанию из перечня, предусмотренного ст. 192 ТК РФ;
- срок, в течение которого возможно наложение взыскания, не должен превышать по общим правилам одного месяца;
- по окончании изучения собранных материалов и принятии решения о наказании работника издается приказ о наложении дисциплинарного взыскания, который необходимо объявить работнику под роспись.
То есть служебным расследованием дисциплинарного проступка можно считать процесс изучения всех названных выше материалов, доказывающих событие нарушения, его последствия, вину работника, смягчающие обстоятельства и прочие моменты, важные для применения к работнику взыскания.
Прямую обязанность работодателя проводить проверку для установления размера и причин ущерба, причиненного ему работником, устанавливает ст. 247 ТК РФ.
Эта проверка, именуемая практиками служебным расследованием, должна быть проведена обязательно перед принятием решения о возмещении ущерба конкретными работниками.
Проводиться она может комиссией, созданной приказом работодателя, с привлечением специалистов (юрисконсульта, экономиста, кадровика).
В ходе расследования необходимо установить обязательные моменты, без которых невозможно правомерное взыскание ущерба с работника:
- нет ли обстоятельств, исключающих его матответственность (ст. 239 ТК РФ);
- были ли действия/бездействие работника, причинившие вред имуществу работодателя, противоправными (нарушены ли им закон, или условия трудового договора, или иные нормы);
- есть ли его вина (умысел или неосторожность) в ущербе;
- присутствует ли причинная связь между поведением сотрудника и ущербом;
- причинен ли работодателю прямой действительный ущерб.
Размер такого ущерба может быть установлен в ходе инвентаризации путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета (ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).
При этом перечень подлежащих инвентаризации объектов, а также случаи, сроки и порядок ее проведения работодатель определяет самостоятельно (кроме случаев обязательного проведения инвентаризации).
Комиссия, проводя проверку, обязательно истребует от работника письменное объяснение. Если же работник отказывается или уклоняется от объяснений, то составляется соответствующий акт об отказе.
Итогом проверки, проведенной в порядке ст. 247 ТК РФ, является акт служебного расследования.
При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.
Как правило, такая проверка проводится в случаях:
- недостачи при инвентаризации;
- жалобы со стороны клиентов или персонала;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
- нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
- разглашения коммерческой информации;
- нанесения материально ущерба организации или работникам;
- получения и дачи взятки;
- иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.
Итак, приведем образец служебного расследования в отношении работника.
Работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, если речь идет о хищении, в составе комиссии наверняка окажется представитель бухгалтерии, службы безопасности и подразделения, где хищение было выявлено. Часто возглавляет комиссию либо руководитель, либо внутренний аудитор.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Распоряжение можно условно разделить на три структурные части: шапка документа, основная часть и подписи сторон. Начать следует с заполнения шапки. В ней необходимо будет указать реквизиты организации (полное наименование юридического лица с организационно-правовой формой и так далее). В этом смысле лучше использовать фирменный бланк предприятия, так как на нём уже изначально прописаны эти моменты.
Далее документу присваивается название (приказ о проведении служебного расследования) и выдаётся номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием пишется дата составления документа и населённый пункт. На этом заполнение шапки окончено.
Переходя к основной части, отмечаем причину проведения расследования и документ, который является основанием для его проведения (при наличии такового). Это может быть докладная записка на имя руководителя.
Ниже по документу начинаем по пунктам обозначать следующие моменты:
- распоряжаемся провести по факту случившегося инцидента служебное расследование;
- назначаем для этих целей специальную комиссию. В этом же пункте перечисляем полностью состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого её участника;
- обозначаем крайние сроки проведения проверки (не более месяца), указываем какие именно документы необходимо будет предоставить по окончанию расследования;
- назначаем ответственное за проведение процедуры лицо. Именно этот сотрудник и будет отчитываться по факту окончания проверки.
Если на предприятии выявляются проблемы, которые мешают нормальному порядку работы, то обязательно требуется проведение проверочных мероприятий для выявления причин нарушений, определения виновного человека и оценки последствий.
Перечень ситуаций, когда проводятся подобные проверочные мероприятия, можно определить условно. На практике это происходит в следующих случаях:
- недостачи, выявленные по итогу инвентаризации;
- поступление жалобы со стороны работника или клиента;
- нарушение сотрудником положений трудового договора, правил внутреннего распорядка, должностной инструкции;
- нарушение правил, предусмотренных локальными актами, например, техники пожарной безопасности;
- разглашение коммерческой тайны;
- причинение предприятию материального ущерба;
- взятка, независимо, зафиксировано получение или дача таковой.
Представленный перечень неисчерпывающий. Причиной расследования могут стать и другие нарушения со стороны работников.
Организация процедуры
Чтобы начать мероприятия по проверке выявленных нарушений, нужно установить их характер. Процесс организации расследования будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении предприятию материального ущерба.
Статья 192 ТК РФ определяет, как правильно провести такое служебное расследование, если был установлен дисциплинарный проступок. Организация мероприятий будет предполагать следующее:
- Получение объяснений со стороны работника. Фиксировать информацию нужно письменно. Если же лицо откажется написать объяснительную записку, то об отказе составляется акт.
- Вынесение решения о дисциплинарном взыскании. Здесь учитывается объяснение сотрудника, мнение непосредственного руководителя, а также иные сведения, подтверждающие факт нарушения.
При этом нужно учитывать характер проблемы, причины появления таковой и обстоятельства, при которых работник нарушил те или иные правила трудового распорядка.
Состав и полномочия комиссии
Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.
Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать. Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов. К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены. Допустимо и обращение за юридической, аудиторской, инженерной помощью.
Создание комиссии возможно, даже если компания не понесла ущерб, но действия работника могли к нему привести. Иногда она может быть постоянной, но чаще является временной.
Ответственность за непроведение РНС
| Случившийся факт | Ответственность |
|---|---|
| При сокрытии НС и не уведомлении в установленные сроки компетентных органов (ГИТ, ФСС и др.) | На основании ст.15.34 КоАП РФ грозит штраф для:
НС подлежит расследованию. |
| При установлении факта бездействия ответственных лиц на нарушения требований охраны труда | На основании ст.143 Уголовного кодекса РФ:
1) при причинении тяжкого вреда здоровью работника грозят:
2) при возникновении НС со смертельным исходом:
3) при НС со смертельным исходом 2 и более лиц:
|
Отстранение от работы на время служебного расследования
Общие нормы трудового законодательства (ст. 76 ТК РФ) не содержат такое основание отстранения от работы, как проведение в отношении работника служебного расследования. В то же время перечень оснований в ст. 76 носит открытый, отчасти отсылочный характер.
Например, возможно временное отстранение от работы проверяемого:
- сотрудника органов внутренних дел — по предложению члена комиссии, проводящей служебную проверку (п. 28.3 порядка № 161);
- работника следственного комитета — на период вплоть до вынесения дисциплинарного взыскания (ч. 9 ст. 28 закона «О Следственном комитете Российской Федерации» от 28.12.2010 № 403-ФЗ).