Как правильно заполнить счёт-фактуру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Корректировочный счёт-фактура

Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:

• В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
• Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
• Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.

Порядок заполнения по строкам

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:

• Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.

• Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

• Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».

• Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.

• Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.

• Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.

• Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

• Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.

• Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

  В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.

• Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.

• Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

• РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.

  В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Для чего нужен счёт-фактура

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.

Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но несмотря на это, покупатель может попросить продавца выставить ему счёт-фактуру, пусть даже без НДС.

Частые ошибки в счёте-фактуре

Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.

Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.

Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.

Следствие: НДС не возместят.

Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.

Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.

Ошибка: неверное исчисление НДС.

Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.

Общий порядок действий

Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:

• Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
• Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
• Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.

Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.

Заполнение текстовой части СФ

Требования государства к заполнению счета-фактуры собраны в инструкции, утвержденной вышеназванным Постановлением Правительства. Кроме того, пятый пункт 169-й статьи Налогового Кодекса определяет, какие реквизиты обязательны для данного документа. В соответствии с этими нормативными актами, в СФ необходимо отразить:

• полные или сокращенные названия (согласно учредительным документам) плательщика НДС и покупателя товара (здесь и далее — услуг, работ);
• ИНН, КПП и адреса вышеназванных сторон сделки;
• названия и адреса отправителя (продавец указывает — «Он же») и получателя груза (для работ и услуг данную строку не заполняют);
• при получении авансовых платежей — номер и дату документа об уплате в счет предстоящего получения товаров;
• перечень товаров, при наличии — единица измерения;
• количество товаров;
• валюту платежа, код по ОКВ;
• цену или тариф по договору без НДС (за исключением регулируемых государством тарифов или цен, которые его включают);
• стоимость товара за поставляемое количество без НДС;
• при поставке подакцизного товара — размер акцизного сбора;
• ставку НДС;
• сумму НДС для получателя товара;
• стоимость товара с НДС:
• при наличии — идентификатор гос. контракта, договора или соглашения.

Как заполнить счёт-фактуру по новой форме: таблица

Для удобства в таблице собраны все строки и графы новой формы счёта-фактуры и указания по их заполнению.

Строки	Что заполнять	Графы таблицы	Что заполнять
1	Номер счёта-фактуры	1	Порядковый номер записи об отгруженных товарах
1a	Номер исправления	1a	Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права
2	Продавец	1б	Код вида товара (по ТН ВЭД ЕАЭС)
2a	Адрес	2	Единица измерения	код
2б	ИНН/КПП продавца	2a	условное обозначение (национальное)
3	Грузоотправитель и его адрес	3	Количество (объём)
4	Грузополучатель и его адрес	4	Цена (тариф) за единицу измерения
5	К платёжно-расчётному документу № … от …	5	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога
5а	Документ об отгрузке № п/п	В том числе сумма акциза	6
6	Покупатель	7	Налоговая ставка
6a	Адрес	8	Сумма налога, предъявляемая покупателю
6б	ИНН/КПП покупателя	9	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом
7	Наименование и код валюты	10	Страна происхождения товара	цифровой код
8	Идентификатор государственного контракта, договора (при наличии)	10а	краткое наименование
9	Всего к оплате	11	Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости
	12	Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости	код
12а	условное обозначение
13	Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости

Изменение счет-фактуры с 1 июля 2021

В первую очередь в счет-фактуре с первого июля появится большее количество строк и граф, которые необходимо заполнять. К примеру:

• Ввели строку 5а, в которой указывают номер и дату накладной, информацию о счете, акте или прочих отгрузочных документов. Если в счет-фактуре указывают несколько отгрузок, то приходится перечислять все номера и даты документов, используя точку с запятой;
• В табличной части СФ расширена графа 1. Теперь в ней понадобится фиксировать порядковый номер записи товаров, поэтому их названия придется отражать в графе 1а, а присвоенный код – в графе 1б.

Эти обновления касаются всех продавцов товаров или услуг. Для компаний, продающих товары, фигурирующие в перечне прослеживаемых, в графе 11 нужно будет фиксировать регистрационный номер партии товара. При импорте из ЕАЭС в этой графе указывается № партии товара, присвоенный ФНС. А в остальных случаях его составляют из регистрационного номера таможенной декларации, и порядкового номера товара в ней.

Новые счет-фактуры с 1 июля 2021 года содержат две дополнительные графы для учета прослеживаемых товаров:

• 12 и 12а – в них фиксируют код и обозначение единиц измерения товара;
• 13 – указывают количество.

Образец новой счет-фактуры с 1 июля 2021

Оформляют СФ в соответствии с критериями, утвержденными постановлением № 1137 от 26.12.2011, дополненного последующими распоряжениями. Счет-фактура с 1 июля 2021 года должна содержать реквизиты:

• № и дата формирования СФ (стр.1);
• информация о продавце – название, адрес, реквизиты фирмы (стр. 2, 2а, 2б);
• данные о грузоотправителе (стр. 3), грузополучателе (стр.4);
• № и дата платежного документа (стр. 5)
• № и дата документа об отгрузке (стр. 5а);
• сведения о покупателе – наименование, адрес, ИНН/КПП (стр. 6. 6а, 6б);
• обозначение и код валюты (стр. 7);
• сведения о государственном контракте, если он был заключен (стр. 8).

В таблице СФ формируют данные:

• порядковый № записи товаров/услуг (гор. 1);
• наименование товара (гр. 1а);
• код реализованного товара/услуги/права (гр.1б);
• единицы измерения (гр. 2, 2а);
• количество и цена товара (гр. 3, 4);
• стоимость товара (гр.5);
• наличие и величина акциза (гр.6);
• размер ставки НДС и сумма налога, предъявляемая покупателю (гр. 7. 8);
• стоимость товара с НДС (гр.9);
• сведения о происхождении товара – код и наименование страны-производителя (гр. 10, 10а);
• регистрационный номер декларации на товар/ регистрационный номер партии товара (гр.11);
• код и обозначение единиц измерения по отслеживаемым товарам (гр. 12, 12а);
• количество отслеживаемого товара (гр.13).

Изменения в порядке заполнения счетов-фактур

В счете-фактуре и корректировочном счете-фактуре появились новые колонки. В форму счета-фактуры вводится обязательная графа 1а. По ней отражается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Эти данные указывают только в отношении товаров, вывезенных из России на территорию государства – члена ЕАЭС. Строку заполняют все продавцы. Если таких товаров нет, в новой графе нужно проставить прочерк. Требование указывать код ТНВЭД при вывозе товаров в ЕАЭС действует и сейчас (пп. 15 п. 5 ст. 169). Но в документе для этой информации отсутствует отдельная графа. В связи с этим продавцы указывают код в других колонках, например, в 1, где отмечается наименование товара. С 1 октября будет использоваться обновленный бланк счета-фактуры с дополнительной графой 1а.

Код вида товара в корректировочном счете-фактуре нужно будет указывать по графе 1б.

Одновременно меняется порядок заполнения графы 11, которая сейчас используется для номера таможенной декларации. Данную графу заполняют по товарам, страной происхождения которых не является РФ. С 1 октября в графе 11 вместо номера таможенной декларации нужно ставить регистрационный номер этой декларации. Эти номера различаются.

Меняется порядок указания в счетах-фактурах юридического адреса. С 1 октября в строках 2а и 6а нужно будет проставлять полный юридический адрес с почтовым индексом, который указан в выписке из ЕГРЮЛ. Использование данных об адресе из учредительных документов будет считаться ошибкой.

Другим нововведением является то, что в корректировочных счетах-фактурах с октября можно будет указывать дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы корректировочного счета-фактуры. Такую информацию разрешается вносить в дополнительные строки и графы.

Также дополняется строка 8 счетов-фактур и строка 5 корректировочных счетов-фактур. В них с 1 июля 2017 года указывают идентификатор государственного контракта. С 1 октября строка дополнится отметкой о том, что она заполняется только при наличии идентификатора контракта/соглашения.

При оплате сделки продавцом начисляется налог на добавленную стоимость. Именно документ, который мы рассматриваем (счет-фактура), как подтверждение уплаты НДС регистрируется покупателем в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону, покупатель имеет право на налоговый вычет по этой статье налогообложения (ст. 169 НК РФ), если все оформлено правильно и корректно.

Есть ситуации, когда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но часто покупатель, несмотря на это обстоятельство, просит выставить ему счет-фактуру, пусть даже без НДС. Это не обязанность продавца, но иногда стоит все же пойти навстречу просьбе покупателя и оформить счет-фактуру, только указать в документе, что она без налога на добавленную стоимость, не заполняя соответствующую строчку бланка.

ВАЖНО! Если вы не являетесь плательщиком НДС, не стоит указывать в счете-фактуре вместо отметки «Без НДС» ставку в 0%. Даже нулевой процент показывает реальную ставку, на которую вы в таком случае не имеете права. Указание несоответствующей реальности ставки может создать много проблем получателю документа, начиная со штрафа и заканчивая начислением стандартной 18% ставки.

Образец заполнения счета-фактуры в 2021 году

Чтобы в 2021 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 № 03-07-14/6704).

Вы можете заполнения бланка счета-фактуры в 2021 году со ставкой НДС 20 процентов:

Правила, по которым в 2021 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2021 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2021 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите «Он же»;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, «796» и «шт». Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 № 03-07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль. Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Кто не оформляет счет-фактуру?

Не должны оформлять с/ф:

1. Лица, совершающие операции, освобожденные от НДС;
2. Лица, осуществляющие розничную торговлю, занимающиеся общепитом, а также оказанием прочих услуг населению за наличные деньги (если продавец при этом выдает покупателю чек или БСО);
3. Лица на специальных режимах (за исключением некоторых отдельных операций);
4. Лица, получившие аванс от клиента в счет предстоящих отгрузочных операций товаров, облагаемых 0%, освобожденных от НДС по ст. 149 или 145, а также ценностей, продолжительность производственного цикла которых более полугода.
5. При оформлении согласия сторон об отсутствии обязанности по выставлению с/ф по причине его ненужности для покупателя (у последнего отсутствует необходимость в уплате и возмещении добавочного налога).

Похожие записи:

• Замена номера на автомобиле без смены владельца
• КАУ «МФЦ Алтайского края»
• Пособие при рождении ребенка в 2023 году