Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Чем отличаются Приказ и Распоряжение в организации
Приказ и распоряжение — это локальные нормативные акты, которые предназначены для урегулирования внутренних вопросов в организации. За пределами компании они не имеют юридической силы. Особенность таких документов в том, что законодательство не противопоставляет их, а считает синонимами. Однако на практике принято разделять приказы и распоряжения. Следует оговориться, что так как чётких указаний, в какой ситуации издавать приказ, а в какой — распоряжение, в законах нет, то никаких штрафных санкций за «неправильный» выбор не может быть. Проще говоря, никто не оштрафует фирму за выбор той или иной формы документа.
В чем разница этих двух нормативных актов? Есть несколько критериев:
- Продолжительность действия. Приказ предполагает продолжительное действие, распоряжение — короткое, необходимое для воплощения поставленной задачи. Например, приказ о назначении главного бухгалтера и распоряжение о выходе главного бухгалтера на работу в выходной день.
- Условие утраты силы. Приказ действует либо до обозначенного срока, либо до отмены следующим приказом. Распоряжение, как правило, сохраняет силу до исполнения в нём обозначенного условия и не требует специальной отмены.
- Кто издаёт. Приказы подписывают генеральные директора, в редких случаях — их заместители. Начальники структурных подразделений и руководители отделов ограничиваются распоряжениями.
- Возможность внести изменения. Менять распоряжения не принято — проще издать новый документ. Изменения приказов очень распространены на практике и встречаются почти повсеместно.
- Тематика. Приказ решает глобальные задачи в долгосрочной перспективе. Например, назначает на должность или утверждает регламент работы. Распоряжение помогает решить оперативные проблемы и дела.
Таким образом, какое-либо одно отличие приказа от распоряжения на практике отсутствует — есть комплекс различий. Важно учитывать, что нормы использования таких форм нормативных актов в разных компаниях могут отличаться. Например, в одной компании может быть принято издавать приказ о выходе на работу в выходной день, а в другой аналогичный вопрос решают иначе.
Сколько действуют приказы?
Действие приказа начинается с даты его издания или с того момента, который был указан в тексте самого документа. Действовать он должен до его отмены другим документом. Также прекращаться действие ПОД может в том случае, если в его тексте содержалась информация о дате истечения срока действия.
На практике рекомендуется убеждаться в актуальности ПОД не реже чем раз в 2–4 года. В больших компаниях к подобным проверкам необходимо привлекать представителей юридической службы, бухгалтерии и других подразделений, деятельность которых затрагивается в документе. Хранение в период действия приказа называется текущим.
Важно! Если происходит реорганизация компании, ПОД должны быть переданы правопреемнику, который обязан хранить их в течение установленного периода. В случае ликвидации самая важная документация передается в государственный или муниципальный архив.
Группа зарплатных и стимулирующих приказов
Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.
Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.
Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Уважаемый пользователь!
Исходя из изложенной Вами информации, для ответа на ваш вопрос необходимо руководствоваться положениями Трудового Кодекса РК (далее по тексту – Кодекс) а именно:
Условия и порядок вахтового метода работы прописаны в статье 135 Трудового кодекса.
Вахтовый метод является особой формой осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к постоянному месту жительства.
Что же такое вахта?
Вахта – это период, который включает в себя рабочее время всех смен и время междусменного отдыха.
При этом вахта должна длиться не более 15 календарных дней, однако допускается увеличение срока вахты до 30 календарных дней с письменного согласия работника.
При вахтовом методе работы необходимо составлять график вахт, в котором отражаются рабочие дни и дни отдыха.
Работодатель обязан вести учёт рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом.
Бывают ситуации, как вы описали, когда требуется выход сотрудника на работу в период межвахтового отдыха. Давайте рассмотрим такую ситуацию на вашем примере:
В компании вахта длится 30 календарных дней, из которых: 15 рабочих дней и 15 дней межвахтового отдыха. После очередного рабочего периода (15 дней) у сотрудника начался межвахтовый отдых – 15 календарных дней.
Сотрудник отдохнул 1 день и по производственной необходимости его вызывают на следующую вахту 15 календарных дней. Так как вы его отзываете в дни которые приходятся на межвахтовый отдых , то согласно ст.85 ТК РК, работа за эти дни будет оплачена в 1,5( ст. 109 ТК РК ) размере, оставшиеся дни выпадают на следующую вахту, поэтому оплачиваются как обычно в одинарном размере.
Для восстановления обычного графика сменности, то есть 15/15 необходимо утвердить новый график в соответствии с п.3 ст. 73 ТК РК и ознакомить с новым графиком работников, в течение 10 календарных дней до введения его в действие.
В случае если сотрудник хочет отгулять положенные дни, а не получить оплату в 1,5 размере, то вахта в 15 дней будет оплачена в одинарном размере, а после предоставлен межвахтовый отдых в размере 15 календарных дней:
Относительно работа конвейерщиком и замена на выполнение работ упаковщиком, это совмещение п.3 ст.111 РК цитирую : « исполнения (замещения) обязанностей временно отсутствующего работника — выполнения работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией), дополнительной работы как по другой, так и по такой же должности.»
При совместительстве учитывается отработанное время, и оплата производится за фактически отработанные часы!
п.1ст. 111. РК , Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата
При совмещении работнику производится доплата (сверх должностного оклада по основной должности)!
При работе на условии совмещения должностей заключение отдельного трудового договора не требуется!
Поэтому, если Ваш Иванов согласен, то теоретически это возможно, если работник согласен.
Но на практике я не рекомендую этого делать. Т.к. с финансовой точки зрения – оплата в полуторном размере будет дополнительной финансовой нагрузкой для компании. Но гораздо больший риск в том, что работник совсем остается без отдыха. Так как он уже отработал 15 дней, если сейчас он останется на следующую вахту – это еще 15 дней и затем его следующая рабочая вахта. Итого 3 вахты по 15 дней без отдыха. Работник остается без полноценного отдыха, что вполне допускаю может сказаться на его здоровье, работоспособности и может привести к производственной травме, аварии или несчастному случаю. Вся ситуация может закончиться судебным разбирательством, которое может повлечь расходы по возмещению нанесенного вреда здоровью работника.
Приказ о противопожарном режиме и назначении ответственных за его соблюдение.
Особое значение и обязательность проведения предусмотрена для объектов с массовым пребыванием людей и для детских учреждений.
Когда издается распоряжение об установлении ответственных лиц по пожарной безопасности, в нем обязательно должны быть определены все ответственные в компании лица. Их число зависит от размера субъекта хозяйствования.
Документация администрации организаций по вопросам пожарной безопасности, должна включать все вопросы пожарной опасности, в том числе обеспечения противопожарного режима при эксплуатации, приказы, инструкции, правила, планы эвакуации и другие документы, а также документацию ПТК, ДПД.
Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.
При переводе название должности меняют. Также это может кардинально изменить и род деятельности сотрудника. Поэтому встает вопрос о том, чтобы сохранить ответственность за работником, который был назначен ранее, и после его перевода.
Также на каждом предприятии должны присутствовать все необходимые инструкции, которыми охарактеризован соответствующий режим соблюдения пожарной безопасности в мастерских, лабораторных помещениях, кабинетах, на складах.
Образец приказа о пожарной безопасности
Если организация разветвлённая, то обязательно назначается контролирующий работник в целом по предприятию, а также лица, отвечающие за соблюдение противопожарных требований в каждом подразделении.
Требования к эксплуатации. СП 10.13130.2009 Внутренний противопожарный водопровод). Срок – до 01.11.2017г.
Сотрудники охраны частного охранного предприятия выполняют свои обязанности по обеспечению пожарной безопасности в соответствии с инструкцией, уделяя особое внимание обеспечению пожарной безопасности в ночное время.
Законодательство не ограничивает работодателя в выборе сотрудника, который будет назначен ответственным за противопожарную безопасность. Но при этом должны быть выполнены следующие условия:
- Возложить на работника эти обязанности можно только с его согласия.
- Назначенный работник обязательно должен пройти обучение по противопожарному минимуму, которое проводится только специальными учебными учреждениями.
- При выборе работника, на которого будет возложена ответственность, нужно руководствоваться принципами разумности, то есть не назначать некомпетентного дворника или уборщицу. Как правило, ответственным назначают главного инженера или технолога, либо начальников отделов.
Пожарная охрана на предприятиях обеспечивается для защиты жизни сотрудников, а также частной, коллективной или государственной собственности. Соблюдение мер безопасности на предприятиях возлагается на их руководящий состав.
При эксплуатации эвакуационных путей и выходов обеспечить соблюдение проектных решений и требований нормативных документов по пожарной безопасности. На объекте с рабочими местами на этаже для 10 и более человек обеспечить наличие планов эвакуации людей при пожаре (в фотолюминесцентном исполнении в соответствие с ГОСТ Р 12.2.143-2009 «Системы фотолюминесцентные эвакуационные»). Срок – до 01.10.2017г.
В приказе должны быть отражены следующие сведения:
- Полное наименование организации.
- Дата и номер приказа.
- Преамбула, в которой делается ссылка на соответствующий законодательный документ (закон № 123-ФЗ от 22.07.2008 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»).
- Распорядительная часть – в ней непосредственно указываются ответственные и расписываются их обязанности.
- ФИО руководителя и подпись.
Определить места хранения и допустимое количество единовременно находящихся в помещениях ЛВЖ, ГЖ, ГГ и других огнеопасных веществ (при их наличии), руководствуясь требованиями по их хранению, нормативно-правовыми актами по пожарной безопасности.
Виды приказов в организации
Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Образцы приказов по личному составу
| О приеме на работу |
Скачать |
| Об увольнении |
Скачать |
| О переводе на другую должность |
Скачать |
| О направлении в командировку |
Скачать |
| О предоставлении отпуска по беременности и родам |
Скачать |
| О дисциплинарном взыскании |
Скачать |
| Об отпуске |
Скачать |
Назначение и классификация приказов
Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:
- Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
- прием и увольнение с работы;
- премирование;
- взыскания;
- дисциплинарные наказания;
- отправка в текущий и внеплановый отпуск;
- командировки и т.п.
- Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел.
1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Тем не менее, в обоих актах необходимо указать: персональные данные уполномоченного лица; наименования бумаг, которые оно сможет подписывать. Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.
о сроках действия приказов по основной деятельности
Обязательно ли заводить на каждого работника карточку учета выдачи смывающих средств, если выдача жидкого мыла осуществляется через дозаторы, которые установлены в бытовых строительных вагончиках?
Александр МИТРОФАНОВ, руководитель службы охраны труда (Пенза)
Если работники пользуются мылом из дозатора, то заводить карточки учета выдачи смывающих средств не нужно. Помните, что выдавать мыло через дозатор можно только на работах с легкосмываемыми загрязнениями3. Основанием для этого служит результат аттестация рабочих мест, а с 1 января 2014 года используются также результаты специальной оценки условий труда. Чтобы избежать проблем при проверке трудовой инспекции, лучше оформить выдачу мыла так:
- разработать и утвердить перечень должностей, которым не обязательно выдавать смывающие средства непосредственно в руки;
- закрепить в трудовых договорах этих работников сведения о том, что они будут получать мыло через дозаторы в санитарно-бытовых помещениях.
Как оформить документы по охране труда, если раньше они не велись?
Как правильно оформить все документы по охране труда, если они не велись? Часть сотрудников уже не работает. Как правильно восстановить все инструктажи за предыдущие годы? И можно ли, к примеру, вводный инструктаж провести этим годом, если сотрудник работает уже несколько лет?
Ирина КУЗИНА, коммерческий директор (Самара)
Если в вашей организации не велись документы по охране труда, придется начать все с нуля:
- разработать и утвердить перечень профессий и видов работ, для которых нужно сделать инструкции по охране труда;
- разработать и утвердить инструкции по охране труда, программы инструктажей и обучения работников;
- сделать журналы регистрации инструктажей, журналы учета обучения по охране труда и электробезопасности, журнал учета выдачи инструкций работникам, журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- при необходимости, сделать списки сотрудников, которым нужно пройти медосмотр, выдать средства индивидуальной защиты, смывающие средства.
Проведите этим годом все инструктажи и обучение по охране труда. Все документы также нужно привести в порядок. Это уменьшит вероятность крупного штрафа при проверке трудовой инспекцией.
Надо ли с нового года заново издавать старые приказы по охране труда?
Есть ли необходимость переиздавать старые приказы по охране труда с нового года, если ничего в организации не менялось?
Вадим НОВОГОРОДОВ, инженер по охране труда (Пушкино)
Нет, не надо. Если в организации не изменились условия труда, то приказы, в частности, по охране труда, заново издавать не надо. В конце года вы можете просто провести своими силами аудит документации. Например, в организации должны быть приказы по охране труда:
- о назначении ответственных лиц;
- о создании службы охраны труда;
- об утверждении инструкций по охране труда;
- об утверждении форм журналов регистрации;
- об аптечках первой медицинской помощи;
- об утверждении списка сотрудников, подлежащих обязательным медицинским осмотрам.
Особенности создания хранилища
Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы. Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии. Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.
Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.
Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:
- действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
- срок действия, прописанный в документе, истек.
В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.
Основная деятельность организации
Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности. Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих. Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.
К данной категории относятся также приказы:
- направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
- о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
- об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
- о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
- о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.
И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.