Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если ваш работник поменял фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.
В шапке заявления указывается, кому оно адресовано – директору предприятия — и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:
«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».
Приложения:
- Копия свидетельства о браке.
- Копия паспорта.
- Копия ИНН.
Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.
Основание и обоснование
Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.
Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).
В качестве обоснования необходимо прописать действительную причину принятия решения. Здесь оставляем фразу «в связи с вступлением в брак». Аналогичная процедура будет и в случае развода. Изменится только формулировка.
Смена фамилии в паспорте по собственному желанию может осуществляться после регистрации брачного союза. При подаче заявления женщина принимает решение: оставить ли свою прежнюю фамилию, взять фамилию супруга или приобрести двойную фамилию.
Если у женщины до брака была двойная фамилия, то присоединение фамилии супруга не допускается.
В свидетельстве о браке у женщины указана новая фамилия. На основании такого свидетельства женщина обращается в паспортный стол и вносит изменения в основной документ.
Мужчина также может взять фамилию супруги при женитьбе, например, если его прежняя фамилия неблагозвучна, либо если она не устраивает его по иным причинам.
Сроки замены паспорта и размер госпошлины
Сроки рассмотрения заявления, конкретно установлены Законом и составляют один месяц. По прошествии этого времени, ЗАГС обязан выдать подателю прошения надлежащий документ.
С недавних пор этому процессу уделяют больше внимания, и получить разрешительный документ, с внесёнными новыми сведениями, можно через пару недель.
Быстрее всего обрабатывают прошения, подающиеся по месту рождения заявляемого. Допускается, по определённым причинам, рассматривать два месяца.
Важно!
Осуществляя мероприятие по смене фамилии, надо оплатить государственную пошлину стоимостью в 1600 рублей.
Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
|
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 13.09.2021 |
Основанием для написания заявления работником будет являться новый паспорт и свидетельство о смене фамилии, которое нужно оформить по существующему в организации порядку, так как особых требований к заявлению нет, его можно написать как в рукописном, так и в печатном виде. Обычно, рекомендуется писать заявление по следующей форме:
- В правом вернем углу пишется должность руководителя, наименование организации, ФИО руководителя (в дательном падеже), должность и ФИО работника по данным на день написания заявления (в родительном падеже)
- По центру отражается наименование документа – заявление, которое необходимо зарегистрировать во входящих документах
- Текст заявления, где отражается просьба о замене фамилии в документации организации с указанием прежней и новой фамилий.
- Основания для смены фамилии также нужно указать в заявлении: копия паспорта и копия свидетельства о заключении или расторжении брака, смене имени
- Ставится дата, подпись и расшифровка
Нужен приказ при смене фамилии
Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:
- трудовую книжку;
- журнал движения трудовых книжек;
- личную карточку сотрудника (форма Т-2);
- личное дело;
- трудовой договор.
Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.
Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.
Фамилия — составная часть любого документа, где указывается личная информация. Граждане в силу тех или иных обстоятельств могут ее изменять, к примеру, в связи с замужеством, разводом, удочерением, усыновлением и прочее. Однако все эти изменения при наличии соответствующей подтверждающей информации необходимо фиксировать в кадровом учете и корректировать документацию. Руководитель организации может издать приказ об изменении фамилии, например, в связи с вступлением в брак, образец такого приказа можно скачать ниже.
Когда необходим приказ?
После смены фамилии работник обязан обратиться в отдел кадров со следующими документами:
- Заявлением, написанным или напечатанным в произвольной форме, его доступно составить и заранее, а документы донести потом — заявления о смене фамилии ;
- Копию нового удостоверения личности с изменениями;
- Копию подтверждающего документа, например, свидетельство из ЗАГСа.
Чтобы изменения были законными, издается приказ.
Составляет его работник отдела кадров, если данный сотрудник имеется на предприятии, или сам руководитель и заверяется директором.
Далее бумага регистрируется в журнале регистрации приказов.
- Вышинский, А. Я. А. Я. Вышинский. Судебные речи / А.Я. Вышинский. — М.: Государственное издательство юридической литературы, 2021. — 564 c.
- Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2021. — 148 c.
- Введение в специальность «Юриспруденция». — М.: Юнити-Дана, 2013. — 264 c.
- Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
Заявление пишется в произвольной форме. В нём необходимо указать причину изменения фамилии. В шапке данного заявления, где указываются персональные данные работника пишется прежняя фамилия работника, так как именно с ним составлен трудовой договор.
КЗоТ не предусмотрено создание специального приказа для фиксации распоряжения о внесении корректив в связи с полученным заявлением от работника, но в некоторых случаях работодатель по личной инициативе может создать приказ и уведомить сотрудников о смене фамилии работников. Это может быть сделано для того, чтобы персонал не входил в заблуждение и понимал изменения. Кадровой службе отдается распоряжение внести изменения в кадровые документы – личную карточку, трудовую книжку и иные.
Что касается трудового договора, составленного между работником и работодателем, то законодательством не предусмотрено внесение изменений. В данном случае работодатели поступают по- разному. Они могут внести изменения путём составления дополнительного соглашения, которое является официальным документом к трудовому договору и хранится вместе с ним. При составлении соглашения условия договора с работником не меняют своей сути. Новое дополнительное соглашение должно быть заверено подписями обеих сторон.
Какие документы необходимо менять после свадьбы
Замена документов после регистрации брака обычно проходит следующим образом. Вы пишете заявление на обмен, собираете необходимые для этого бумаги и подаете их в определенное учреждение. Оно забирает ваш старый документ, оформляет новый, и через некоторое время выдает его вам. Рассмотрим этот процесс подробнее для каждого документа.
- Паспорт, подлежащий замене;
- Свидетельство о браке;
- Заявление на замену паспорта (форму заявления можно увидеть здесь);
- Две фотографии 37х47 мм (цветные или черно-белые);
- Квитанция об оплате государственной пошлины при смене фамилии (на данный момент пошлина составляет 200 рублей, оплатить ее вы можете в отделении Сбербанка).
Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.
Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.
Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.
Требуем заявление и подтверждающие документы
Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:
- Заявление сотрудницы.
- Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.
Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.
На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.
В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:
- паспорт;
- свидетельство о заключении брака.
Как происходит процедура
Для смены фамилии необходимо соблюдать общий порядок действий. В первую очередь это оплата госпошлины и посещение ЗАГСа для написания соответствующего заявления. В день обращения в органы Записи актов гражданского состояния при себе нужно иметь паспорт и оригиналы всех необходимых документов, речь о которых шла выше.
Согласно Федеральным законам, заявление может рассматриваться в течение 30 дней с момента его подачи. Если срок затягивается, сотрудники ЗАГСа обязаны проинформировать об этом заявителя.
После изменения персональной информации выдается свидетельство, на основании которого будет оформляться новый паспорт гражданина РФ. Заявление о его замене подается в отделение МВД РФ по месту жительства. К нему необходимо приложить 2 фотографии и документы, на основании которых необходимо проставить отметки в паспорте (свидетельства о регистрации брака или рождении детей, справка, подтверждающая регистрацию по месту жительства, военный билет и т. д.).
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Начнем с заявления (см. пример 1). Пример 1. Генеральному директору ООО «Ламбада» Чижевскому Л.Ю. начальника отдела логистики Астаховой С.С. Заявление Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю. 24.03.2008 Астахова С.С.
Астахова Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова. Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2). Пример 2. Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада» Приказ 04.04.2008 N 222 Москва Об изменении фамилии В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.
Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2019 года
При изменении сотрудником фамилии кадровику необходимо внести соответствующие изменения в документы. В том числе в трудовую книжку работника. Причём смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо выполнить в данной ситуации. Рассматриваем, как это грамотно сделать, в нашем обзоре.
Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:
- Паспорт.
- Свидетельство о заключении брака.
- Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Подробнее об этом на нашем сайте см:«Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак» и «Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец».