Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичная документация по учету кадров и заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

• место работы;
• должность;
• оплата, продолжительность испытательного срока;
• срок договора и др.

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Нарушителям грозит штраф в размере:

• до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
• до 100 тысяч рублей — для компаний.

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)¹¹.

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

Как составляются учетные документы

В ч. 4 ст. 9 данного законодательного акта указано, что решение о применении определенных форм первичных учетных документов остается за руководителем юридического лица. На практике это означает возможность видоизменять унифицированные формы, убирая или добавляя определенные реквизиты, графы, пункты. При этом следует помнить о требованиях, прописанных в той же ч. 2 ст. 9 Закона. В любом документе учета следует указать:

• наименование документа
• дату его составления
• наименование организации
• факт хозяйственной жизни, а также выраженное в денежной или физической величине его измерение
• подписи должностных или ответственных лиц

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение работника.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

№ формы

Наименование формы
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1 а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (увольнении)
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работниками (увольнении)
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение
Т-10а	Служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию органи­зации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Формуляр – образец приказа о составе государственной аттестационной комиссии

БЛАНК ПРИКАЗА

Заголовок:

О составе государственной аттестационной комиссии по проведению итоговой государственной аттестации выпускников (структурное подразделение) ГУ-ВШЭ

Констатирующая часть:

В соответствии с Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений РФ, утвержденным приказом Минобразования России от 01.01.01 г. № 000,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Государственную аттестационную комиссию по приему итогового междисциплинарного экзамена и защите выпускных работ по специальности (код, специальность, специализация) в следующем составе:

Ученая степень, звание, Ф. И.О. председатель;

Ученая степень, звание, Ф. И.О. руководителя

структурного подразделения заместитель председателя;

Должность, Ф. И.О. ответственный секретарь.

Новые годовые формы с отчета за 2022 год.

Так, приказ вводит новые годовые формы:

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;

• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»;

• № 1-Т(ГС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»;

• № 1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих».

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• личная карточка работника;

• штатное расписание;

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

• график отпусков;

• приказ об увольнении и др.

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Каждый кадровик в своей работе ежедневно сталкивается с необходимостью создавать документы. В первую очередь, конечно, нужно решить вопрос о том, для оформления какой ситуации какой именно документ должен быть создан. После этого необходимо определиться с формой этого документа. Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Безусловно, эти формы не всегда было удобно использовать, да и обязательность их применения была под сомнением. Тем не менее унифицированные формы кадровых документов были в нашем рабочем арсенале, к ним за годы работы привыкли и в конечном счете приспособились… Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили. О самых важных вопросах, вызванных серьезными изменениями в документировании кадровых отношений, и пойдет речь в нашей статье.

1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора). Есть только требование к наличию в таких документах перечня показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В нашей статье мы расскажем, как требования нового Закона о бухгалтерском учете отразятся на работе службы кадров.

Обратите внимание! С прекращением с 1 января 2013 г. действия Закона № 129-ФЗ фактически утрачивают силу и действовавшие ранее альбомы унифицированных форм (независимо от того, состоится их официальная отмена или нет)

Обратите внимание! Разработка и утверждение унифицированных форм первичных документов не входят в функции ни Минфина России, ни Рос- стата. В настоящее время в нашей стране нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и разъясняющего порядок ее применения

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № (далее — Закон № 129-ФЗ), утратившего силу с 1 января 2013 г., все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны были оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов велся бухгалтерский и налоговый учет .

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, была установлена п. 2 ст. 9 . И только для документов, форма которых содержалась в этих альбомах, был предусмотрен перечень обязательных реквизитов.

Пунктом 2 Порядка поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утв. совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27н, принятым во исполнение Закона № 129-ФЗ и для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом России в 1997-1998 гг. Это требование касалось, в том числе, и такого раздела учета, как учет труда и его оплаты.

В какие сроки должны быть разработаны и утверждены формы первичных учетных документов?

Разработанные кадровиками формы кадровых документов нужно своевременно передать в бухгалтерию компании, которая и готовит приказ по бухгалтерской учетной политике или ее изменениям на 2013 год. Поскольку способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа (п. 9 ПБУ 1/2008), то это нужно было успеть сделать до конца 2012 г.

Обязательные реквизиты документов

При разработке форм кадровых документов следует учитывать, что первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Причем в данном Законе этот перечень более конкретизирован по сравнению с ранее действовавшим Законом № 129-ФЗ. Для удобства сравнения семь обязательных реквизитов первичных учетных документов приведены в таблице 1.

В унифицированной форме командировочного удостоверения, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, был предусмо��рен реквизит «Место печати». Занимаясь разработкой своих форм кадровых документов, мы взяли за основу унифицированные формы. Но обратили внимание, что в перечне обязательных реквизитов первичных учетных документов в новом Законе о бухучете такой реквизит не указан. Поясните, чем следует руководствоваться в данной ситуации? В каких формах документов следует предусмотреть реквизит «Место печати», а в каких случаях от него можно отказаться?

Таблица 1

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Действительно, в числе семи обязательных реквизитов первичного учетного документа нет такого реквизита, как «М.П.» («место печати»).

Причем оттиск печати не входил в число обязательных реквизитов и до 1 января 2013 г. (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ , п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, постановлением ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06 по делу № А40-42008/05-33-337). Тем не менее он был включен в некоторые унифицированные формы, например в форму № Т-10 командировочного удостоверения.

Однако наш менталитет не позволяет свыкнуться с мыслью об отказе от печати. Кто бы ни подписал документ, практически во всех случаях большее доверие вызывает документ с печатью. И из числа кадровых документов это касается, прежде всего, командировочного удостоверения. Здесь, конечно, от печатей отказываться не стоит.

Если сама мысль отказа от печати вам не кажется крамольной, вы можете от нее отказаться при разработке некоторых форм. Но наш совет: будьте осторожны — не пренебрегайте сложившимися обычаями делового оборота (ч. 1 ст. 5 ГК РФ ) и используйте оттиск печати на двусторонних и многосторонних внешних первичных учетных документах (например, на акте сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг по гражданско-правовому договору с физическим лицом; акте о приобретении права собственности на имущество у физического лица; акте о передаче материальных ценностей физическому лицу).

Право подписи документов

Закон № 402-ФЗ не дает ответа на вопрос — каким образом должны быть определены лица (лицо), совершившие (совершившее) сделку, операцию и ответственные (ответственное) за правильность ее оформления, либо лица (лицо), ответственные (ответственное) за правильность оформления свершившегося события. При этом начиная с 1 января 2013 г. требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, которое содержалось в п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, в Законе № 402-ФЗ отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Тем не менее в перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. И работодателю, конечно же, необходимо предпринять определенные действия по установлению такой ответственности.

Кто должен подписывать первичные учетные документы? Обязательно ли это должен делать руководитель организации? Можно ли предоставить эти полномочия другим сотрудникам?

По общему правилу первичные учетные документы подписывает руководитель организации, которому для таких действий не требуется дополнительно подтверждать свои полномочия какими-либо документами. Также руководитель организации может передать свои полномочия подписывать кадровые документы другим сотрудникам, например своему заместителю или начальнику отдела кадров.

Чтобы оформить передачу таких полномочий, прежде всего необходимо получить письменное согласие этих сотрудников на выполнение таких обязанностей, после этого заключить соглашения об изменении условий трудового договора, а затем издать соответствующий приказ. Обязанности подписания первичных учетных документов могут быть предусмотрены и в должностных инструкциях отдельных сотрудников.

Правила оформления документов

При разработке своих бланков первичных учетных документов нужно соблюдать (помимо требований бухгалтерского законодательства) общие правила и требования к оформлению документов.

Обратите внимание! Чтобы формы самостоятельно разработанных кадровых первичных учетных документов стали легитимными, они должны быть не только утверждены приказом руководителя в составе бухгалтерской учетной политики на 2013 год, но и иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также соответствовать требованиям , , ГОСТ Р ИСО 15489-12007 , ОК 011-93 . Общероссийский классификатор управленческой документации

Так, в настоящее время применяется ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ОКУД). Документы, используемые в бухгалтерском учете, — часть этой системы и на каждом утвержденном в ОКУД бланке можно найти код документа. Поэтому на разработанном вами бланке соответствующего кадрового учетного документа нужно проставить код по ОК 011-93 ОКУД (табл. 2).

Необходимо руководствоваться также положениями следующих документов:

Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстанда��та России от 27.02.1998 № 28;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;

— «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утв. Росархивом.

Таблица 2

Коды по ОКУД некоторых кадровых документов

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует разрабатывать исходя из потребностей и особенностей своей организации на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 1 . При разработке первичных учетных документов по учету труда и его оплаты можно проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при этом требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 3 . Если вы разрабатываете собственные бланки на основе унифицированных форм, старайтесь отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.

Кстати сказать

Можно ли при разработке собственных форм первичных документов взять за основу применяемые ранее унифицированные формы?

Полагаем, что кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально. Гораздо лучше будет оставить в «хождении» в вашей компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас вы получили возможность дополнить их необходимой вам информацией, а ненужные сведения убрать.

Потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих электронных систем документооборота были положены унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также принимая во внимание ваши пожелания (с учетом специфики деятельности).

В компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. Ранее в графе 5 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывалась месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было нельзя. В таких ситуациях рекомендовалось обычно гр. 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и гр. 9 «Всего в месяц, руб.» не заполнять, а в гр. 10 «Примечания» указывать: «Оплата по часовой тарифной ставке» и давать ссылку на локальный нормативный акт компании, который регулирует размер оплаты труда, например на Положение об оплате труда.

С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания вы можете предусмотреть для этого отдельную графу «Размер часовой тарифной ставки» (приложение 3).

В своей организации мы хотим использовать, как и раньше, унифицированные формы, утверджденные постановлением Госкомстата России. Нас в них все устраивает, менять ничего не хотим. Как их правильно применять после 1 января 2013 г.?

Если вас вполне устраивают ранее применяемые унифицированные формы по учету труда и его оплаты и вы не хотите их корректировать, то в целях упрощения документооборота и соблюдения требования рациональности, предусмотренного п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, никто не запрещает вам их по-прежнему использовать, но уже с учетом требований Закона № 402-ФЗ, закрепив это в бухгалтерской учетной политике (приложение 2).

Может случиться так, что вы опоздали с утверждением форм по учету труда и его оплаты в конце прошлого года в составе бухгалтерской учетной политики и тем самым нарушили п. 9 ПБУ 1/2008. Специальное административное наказание за это не установлено. Но, например, налоговый инспектор имеет право ознакомиться с этим документом (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ), а за его непредставление по письменному требованию наложить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Более серьезные последствия могут наступить, если в отсутствие утвержденных в организации форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты будут признаны некоторые виды расходов (на оплату труда, командировки и др.) в бухгалтерском и налоговом учете. Это может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов и расходов — в этом случае штраф может составить 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). Если к тому же начисленная сумма налога или любая статья бухгалтерской отчетности будут искажены на 10 % и более, то, помимо налогового штрафа для организации, руководитель или бухгалтер могут быть привлечены к административной ответственности в зависимости от того, кто будет признан виновным в совершении этих ошибок (ст. 2.4 и 15.11 КоАП РФ). Сумма административного штрафа в этом случае составит от 2000 до 3000 руб.

Что следует предпринять, если работодатель пропустил сроки утверждения первичных учетных документов?

Если вы пропустили сроки утверждения форм первичных учетных документов, как можно быстрее утвердите самостоятельно разработанные формы по учету труда и его оплаты или ранее применяемые унифицированные формы из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (с учетом норм п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) отдельным приказом по основной деятельности. Это может быть, например, приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы (приложение 4). Это лучше, чем полное отсутствие документального подтверждения применяемых организацией форм.

«СВОИ» ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАЛОГОВЫЕ РИСКИ

Более «чувствителен» к правильности оформления первичных учетных документов учет налоговый: любой расход при определении налоговой базы должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому до 1 января 2013 г. претензии налоговых инспекторов к оформлению первичных учетных документов во время камеральных и выездных налоговых проверок очень часто становились источником налоговых споров. Как правило, разногласия возникали в связи с неприменением или некорректным заполнением унифицированных форм первичной учетной документации.

Начиная с 1 января 2013 г. такие претензии, к сожалению, вряд ли убавятся в условиях самостоятельного утверждения «первички». Поэтому здесь все зависит от вас. При соблюдении всех законодательных требований к оформлению кадровых первичных учетных документов у организации не должно возникнуть проблем с налоговыми органами по поводу признания расходов на оплату труда, расходов на служебные командировки, расходов на оплату отпусков и иных расходов для целей налогообложения прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Мнение эксперта

В.И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты применяются в кадровых службах нашей страны много лет, и их использование всегда было сопряжено с многочисленными нерешенными вопросами и трудностями. Типовые формы документов, входящие в состав данной унифицированной системы документации, как правило, с трудом «вписывались» в реальные ситуации, возникавшие в условиях конкретных организаций, а трафаретные формы приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении) долгое время заполнялись только на рабочих (на специалистов и служащих такие приказы оформляли в произвольной текстовой форме). Конечно, создатель названных форм, Госкомстат России, понимал необходимость «привязки» типовых документов к специфике организаций и разрабатывал соответствующие указания в помощь практикам. Так, постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, разрешавший при необходимости внесение в формы дополнительных реквизитов. В то же время удаление из этих форм отдельных реквизитов не допускалось. В результате формы нередко содержали явно излишнюю информацию или никогда не заполнявшиеся части. Кроме того, далеко не все формы полностью отвечали требованиям трудового законодательства (например, в унифицированной форме № Т-7 графика отпусков не предусмотрены визы ознакомления работников с данным локальным нормативным актом), а при разработке некоторых форм были допущены досадные ошибки (например, в унифицированной форме № Т-8 предусмотрено зачеркивание информации, что в принципе недопустимо в документах такого вида, как приказы). В настоящее время, с 1 января 2013 г., появилась, наконец, возможность создать такие формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые будут отражать особенности трудовых отношений в конкретной организации и из которых будут исключены ненужные в данной организации виды информации. Поэтому в целом полагаем, что происходящие сейчас изменения в рассматриваемой области имеют положительное значение для практиков. ��днако следует заметить, что сами кадровики по-разному относятся к указанным нововведениям. Одни рады появившейся возможности усовершенствовать формы документов и уже провели достаточно серьезную работу в этом направлении. Другие не хотели бы этим заниматься и задают вопросы о возможности использования прежних статистических форм. Третьи ссылаются на применяемые автоматизированные системы обработки информации, в которых уже заложены формы Госкомстата России, и считают, что поэтому менять формы нельзя, так как не будет работать система. А кое- кто вообще не слышал об этих изменениях, а значит, не успел провести всю необходимую работу вовремя… Хотелось бы посоветовать практикам подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности. Безусловно, не следует «изобретать велосипед», полностью отвергнув формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике вашей организации. Конечно, это не простая задача для многих кадровиков, поэтому приведем несколько примеров, как можно переработать или откорректировать некоторые привычные формы документов. 1. В штатном расписании может быть исключен раздел «Надбавки», если в принятом в вашей организации Положении об оплате труда не используется такое понятие. Следует согласиться с весьма разумным предложением о введении в данный документ новой графы для отражения часовой тарифной ставки (приложение 3). 2. В форму графика отпусков необходимо включить визы ознакомления работников, например в виде дополнительного столбца таблицы графика (приложение 5). 3. Необходимо обратить внимание и на приказы о прекращении трудового договора. Здесь можно было бы выделить в самостоятельную форму приказы, оформляющие прекращение трудовых отношений в отдельных случаях, когда не может идти речь об увольнении работника в связи с его смертью или признанием его судом безвестно отсутствующим (приложение 4). В таких приказах неуместно употребление термина «уволить», так как нет работника, а есть только трудовой договор, действие которого должно быть прекращено. Естественно, переработанные и утвержденные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заменить ранее применявшиеся формы в составе автоматизированных систем обработки кадровой документации. Кроме того, следует решить и другие важные вопросы: 1) об установлении круга лиц, которые будут иметь право подписания и утверждения первичных учетных документов по учету труда и его оплаты; 2) о порядке делегирования полномочий по подписанию и утверждению кадровых документов; 3) об установлении в организации конкретного наименования видов распорядительных документов по личному составу: документы не должны называться «приказ (распоряжение)», следует определиться, будут это приказы или распоряжения; 4) об исключении из форм документов информации об учете мнения представительного органа работников, если такой орган не создан в данной организации (приложения 4 и 5). Соответственно при последующем создании такого органа необходимо будет внести в документы названную информацию в предусмотренных законом случаях; 5) об определении видов документов, которые будут дополнительно удостоверяться оттиском печати организации в соответствии с обычаями делового оборота (трудно представить себе, например, командировочное удостоверение, не заверенное печатями). Наверное, найдется немало организаций, где названные работы еще не проведены, а значит, они будут осуществлены с опозданием. Однако пропуск срока утверждения форм кадровой первичной учетной документаци 2014 © Кадровое делопроизводство

С текущего года унифицированные формы документов отменены. И компании могут самостоятельно разработать формы первичных бланков. Однако и здесь есть свои исключения. О том, как такие перемены повлияют на документацию отдела кадров, читайте в статье которую подготовили наши коллеги из журнала «Кадровое дело».

Можно ли продолжать пользоваться унифицированными формами Госкомстата?

Да, можно.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

Наиболее значимые изменения, внесенные Приказом № 103н в приложения 1–4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и в Методические указания (приложение 5), связаны с введением новых унифицированных форм по оформлению командировок и расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, утверждены четыре новых регистра учета (журналы операций, ведомость), а некоторые ранее утвержденные унифицированные формы скорректированы.
Большинство вновь введенных Приказом № 103н унифицированных форм первичных документов и регистров учета предназначены для использования в виде электронных документов.

Наиболее существенные изменения Минфин России внес в Методические указания (приложение 5). Помимо редакционных поправок Методические указания дополнены следующими разделами:

– «Применение и заполнение унифицированных форм электронных первичных документов при осуществлении централизуемых полномочий»;

– «Применение и формирование электронных регистров бухгалтерского учета при осуществлении централизуемых полномочий».

Изучив положения Приказа № 103н, главному бухгалтеру следует обратить внимание на сроки вступления в силу данного приказа и срок его применения.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Похожие записи:

• муниципального образования город-герой Новороссийск
• Как получить водительское удостоверение на квадроцикл в 2022 и 2023 году?
• Темы дипломных работ по семейному праву в 2024 году