Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек 2024 году новые». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Обязательное электронное хранение
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек, которые предусматривают обязательное электронное хранение.
Теперь все работодатели должны вести учет трудовой деятельности своих сотрудников в цифровом формате и хранить трудовые книжки исключительно в электронной форме. Это означает, что физические копии трудовых книжек больше не действительны, и сотрудники больше не смогут получить выписку из трудовой книжки на бумажном носителе.
Преимущества обязательного электронного хранения трудовых книжек очевидны:
- Ускорение процесса обработки данных и эффективное ведение учета.
- Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.
- Удобство регистрации и доступа к информации о трудовой деятельности.
- Возможность удаленного доступа к трудовым книжкам для проверок и аудитов.
Для электронного хранения трудовых книжек будут использоваться специализированные электронные сервисы и системы, которые обеспечат безопасность и конфиденциальность информации. Работодатели будут иметь доступ к своим электронным трудовым книжкам через личный кабинет, где они смогут вносить записи о трудовой деятельности сотрудников и получать информацию о прошлых местах работы.
В случае несоблюдения требований по обязательному электронному хранению трудовых книжек, работодатели могут быть подвергнуты штрафным санкциям, предусмотренным действующим законодательством.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Важные изменения правил заполнения трудовой книжки в 2024 году
Каждый год существуют изменения в правилах заполнения трудовой книжки, и 2024 год не исключение. Обновленный порядок оформления записей в трудовой книжке содержит несколько важных изменений, которые работники и работодатели должны знать.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Мобильное приложение | В 2024 году будет введено обязательное использование мобильного приложения для заполнения трудовой книжки. Работники смогут вести электронную версию трудовой книжки через специальное приложение, что облегчит процесс ее ведения и упростит доступ к информации. |
| Электронное оформление | В 2024 году введен новый порядок электронного оформления записей в трудовой книжке. Теперь работодатель обязан вносить все записи в трудовую книжку электронным способом через специальную платформу Российского агентства занятости. |
| Увольнение по соглашению сторон | Изменения затрагивают и порядок увольнения по соглашению сторон. Теперь при уходе по соглашению сторон работодатель обязан указать причину увольнения и согласие работника. В трудовой книжке должно быть четко указано, что увольнение произошло по соглашению сторон. |
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Как вести учёт бумажных трудовых
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.