Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить уведомление о вручении заказного письма с описью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Уведомление подтверждает факт получения письма адресатом, что важно для судебной, юридической, бухгалтерской и иной корреспонденции повышенной значимости. При отправке письма заполняется специальный бланк — на нем впоследствии получатель ставит подпись, подтверждающую вручение. Подобным образом можно отправлять договоры и соглашения.
Оформление почтовых конвертов, пакетов
Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:
- не будет доставлено вовсе или
- доставлено по другому (неверно указанному) адресу;
- будет возвращено обратно отправителю;
- будет доставлено в место назначения, но при увеличении сроков или не выдано получателю.
Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.
Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
- для юридического лица – полное или сокращенное наименование, для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии);
- потом указывается сам адрес (по принципу «от меньшего к большему»):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес
| Полный элемент адреса | Сокращение | Пример |
| область | обл. | Нижегородская обл. |
| район | р-он | Пушкинский р-он |
| город | г. | г. Омск |
| поселок | пос. | пос. Правдинский |
| улица | ул. | ул. Изумрудная |
| проспект | пр-т | пр-т Андропова |
| проезд | пр-д | Коломенский пр-д |
| переулок | пер. | Мясницкий пер. |
| набережная | наб. | Крымская наб. |
| площадь | пл. | пл. Минина |
| бульвар | б-р | б-р Дмитрия Донского |
| аллея | ал. | ал. Космонавтов |
| шоссе | ш. | Ярославское ш. |
| дом | д. | д. 17 |
| владение | влд. | влд. 3 |
| корпус | корп. | корп. 1 |
| строение | стр. | стр. 2 |
| офис | оф. | оф. 15 |
| квартира | кв. | кв. 17 |
Какой бланк использовать
Специальный бланк ф. 119 для извещения закреплен в приложении № 27 к Приказу ФГУП Почта России от 07.03.2019 № 98-п. Образцы с инструкцией, как заполнять уведомление о вручении заказного письма Почты России по форме 119, выдают в почтовых отделениях: допустимо написать сведения от руки или напечатать в электронной форме. Для рукописного варианта обязательных правил не предусмотрено: используйте шариковую или гелиевую ручку с любыми чернилами. Главное — пишите разборчиво и без ошибок. Электронный вариант есть на сайте Почты России, останется только указать необходимую информацию, сохранить и скачать.
Чтобы направить бумаги за рубеж, используют иной бланк CN 07 (форма закреплена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008), который выдают в отделениях почты. Но при необходимости есть возможность скачать его в интернете на сайте оператора, внести сведения на компьютере и распечатать.
Сегодня одним из распространенных методов, при помощи которого есть возможность известить отправившего посылку о ее вручении, стал цифровой аналог уведомления. Такая услуга предоставляется в почтовых отделениях. В этом случае нет необходимости заполнять онлайн уведомление о вручении Почты России, понадобится только назвать номер телефона. Его укажут в качестве идентификатора, когда потребуется скачать извещение с портала почты в разделе «Отслеживание».
Когда послание доставят, сотрудник распечатает бланк ф. 22/119 и вручит для подписи получателю. После этого бумагу отсканируют и направят цифровую копию в виде сообщения заказчику услуги. Доступ к отсканированному варианту извещения сохраняется на сайте 6 месяцев. Эта копия обладает такой же юридической силой, что и бумажный вариант.
Нормативные документы
Уведомление о Вручении Внутренних Регистрируемых Почтовых Отправлений Заказн кладовая хранения невостребованных/нерозданных отправлений, неврученных регистрируемых почтовых отправлений с отметкой «Возврату не подлежит» — производственное подразделение ОСП, имеющее почтовый (технологический) индекс, определенное филиалом как место хранения нерозданных/невостребованных отправлений, неврученных регистрируемых почтовых отправлений с отметкой «Возврату не подлежит»;
РПО расшифровывается как регистрированное почтовое отправление. У Почты России определение еще зовется идентификатором. Посылки, которые передаются внутри страны имеют 14-значный код из подряд идущих цифр, без пробелов. Идентификатор выдается на посылку в момент отправки груза и указывается на чеке.
Как правильно заполнить бланк
Уведомление о доставке письма имеет установленную форму. Поэтому в каком бы отделении почты оно ни было получено, приведенные ниже рекомендации будут актуальны.
Итак, заполняется первая сторона бланка следующим образом:
- В верхней части поставить галочку напротив соответствующего вида и категории почтового отправления.
- Далее указываются данные отправителя (или иного лица, которому нужно листок предоставить). Пишут ФИО, адрес и индекс.
Алгоритм заполнения уведомления о вручении с обратной стороны изложен далее:
- Вид и категория отправления.
- Данные получателя, которому оно будет вручаться (ФИО, адрес).
Стоит заметить, что получить письмо с уведомлением о вручении может только сам адресат, предварительно предъявив паспорт.
Как правильно заполнить
Вы можете проверить печатный образец и почтовые органы, у которых он находится. Однако рекомендуется предварительно ознакомиться с правилами. Ниже приведены подробные инструкции по заполнению формы почтового уведомления.119: 119.
- В верхней части лицевой стороны укажите тип уведомления (простое или зарегистрированное).
- Затем в контексте, который заполняет отправитель, укажите тип объекта (письмо, посылка, пакет, объект первого класса) и стоимость отправления (обычное, заказное, застрахованное).
- При этом указываются данные отправителя: «to» (имя или название компании) и «to» (адрес).
- Тем временем вводятся данные получателя и адресата.
Заполненное уведомление прикрепляется к папке и отправляется по адресу. Помните, что обычная почтовая корреспонденция не подходит для доставки. Безопаснее отправить заказное письмо.
Она может быть передана получателю лично под роспись. Еще одним преимуществом является то, что для них выделяются специальные номера (штуки). Это может быть использовано для посещения почты на официальных российских почтовых воротах.
Чтобы понять, какой вид извещения вам нужно выбрать — простое или заказное, обратите внимание на различия: первое попадает в почтовый ящик; второе доставляется заинтересованному лицу под роспись; второй вариант особенно подходит для официальных и конфиденциальных писем; третий доставляется заинтересованному лицу под роспись.
Правила заполнения оповещения почты России по форме CN 07 Международного почтового ведомства не сильно отличаются. Документы выглядят по-разному, но суть их схожа.
- Обратите внимание на данные получателя, вернувшего уведомление.
- Способ транспортировки (поездом или самолетом) и тип почты — регистрация, приоритет, обычно
- Адрес, по которому должно быть возвращено уведомление.
Как происходит оформление бланка на почте
Поля, выделенные жирным шрифтом, должны быть заполнены отправителем. Затем почтальон проверяет правильность данных. Затем создается квитанция (форма 1). Это служит как финансовым, так и вспомогательным документом.
Еще одна почтовая услуга — отслеживание местоположения. Для этого на конверт или пластиковый пакет наклеивается лента со штрих-кодом и вводится в систему; идентификационный номер впоследствии может быть использован для определения его местонахождения и оценки времени прибытия в пункт назначения.
После получения оплаты за почтовые расходы товар штампуется для отправки. Транспортная накладная прикрепляется к обратной стороне конверта или кладется в карман, если все находится в пластиковом пакете.
Как отправить заказное письмо
Вы можете отправить заказное письмо в любое отделение Почты России. В этом нет ничего сложного. Вам не нужно заполнять никаких дополнительных форм.
- Подойдите к стойке почтового отделения и купите большой конверт. Максимальный размер конверта составляет 229×324 мм, что немного больше листа бумаги формата A4.
- На конверте должны быть указаны почтовый индекс и адрес отправителя и получателя.
- Просто скажите оператору, что вы хотите отправить заказное письмо. После оплаты вы получите чек с номером отслеживания. С его помощью вы можете отслеживать продвижение почтового отправления до момента его доставки.
Часто задаваемые вопросы
Перед тем как отправиться на почту, многие граждане задают множество вопросов, на которые необходимо получить ответы заранее.
Например, многие спрашивают, можно ли отправлять этот вид почтовых отправлений с дополнительным наложенным платежом.
Правила почтовой службы не запрещают этого. Просто сообщите оператору отделения о своем намерении.
Другие наиболее распространенные вопросы: могу ли я отправить копию письма получателю?
Помните, что некоторые из них прямо запрещают отправку заказным письмом с или без списка вложений или службы уведомления получателей. Правила одинаковы для всех.
В то же время неверно утверждать, что в таких папках можно отправлять только поздравительные открытки или простые текстовые сообщения.
Правила гласят, что вы можете отправить все, что угодно: .
- Дипломы и сертификаты об обучении,.
- Контракты различных видов, .
- Многочисленные плоские бумажные изделия, рамки и другие виды подделок, включая
- фотографии и листовки,.
- Документы, удостоверяющие личность: паспорта, водительские удостоверения и т.д.
В то же время, чтобы избежать вероятности отказа при попытке отправить письмо, необходимо соблюдать следующие минимальные требования
- максимальный вес письма, отправляемого на территории Российской Федерации, не превышает 100 граммов; и
- максимальный вес писем, отправляемых за границу, составляет 2 кг.
Если указанные критерии не соблюдены, любой почтовый кассир немедленно ответит отказом. Нет возможности решить проблему за дополнительную плату.
Отправка заказного письма с уведомлением: алгоритм действий
В случае возникновения необходимости, человек или законный представитель коммерческой структуры может отправить другой организации или физическому лицу заказное письмо с уведомлением.
Пересылка корреспонденции с оповещением о передаче и описью вложения может осуществляться по одному из следующих тарифов:
- стандарт;
- особый: в этом случае доставка письма с описью вложения осуществляется исключительно лично в руки получателю или лицу, имеющему при себе паспорт и доверенность от адресата.
Главная разница между этими тарифами заключается в их стоимости.
На сегодняшний день для клиентов Почты России действуют следующие цены:
- для отправки адресной корреспонденции придется заплатить 62 рубля;
- отправка простого конверта обойдется существенно дешевле, а именно в 26 рублей.
Учитывая эти факты, выбор определенного типа отправки корреспонденции будет зависеть не только от предпочтений адресата, но и его желания сэкономить. Так, к примеру, одни клиенты почтового оператора хотят иметь на руках документальное подтверждение успешной доставки документов нужному человеку, а вторые желают экономить, поэтому оформляют стандартную отправку простых уведомлений.
В случае возникновения проблем с заполнением сопроводительной документации для адресных и простых писем, отправляемых с уведомлением и описью вложения, клиент может взять образец заполнения этих бумаг в любом отделении Почты России или воспользоваться помощью сотрудника отделения связи, чтобы написать всю нужную информацию в бланках.
Когда оформляется опись вложения?
Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.
Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.
Заполняется бланк ф 107 самим отправителем ценного письма по определенным правилам в двух равнозначных экземплярах.
Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.
К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.
Хранение судебных писем
Судебные отправления — это письма и бандероли, которые направляют суды и прокуратуры. Такие отправления содержат постановления, определения, решения судов и повестки.
Конверты таких отправлений проштамповываются и сопровождаются уведомлением о вручении.
Судебные письма получаются лично под подпись. Однако, если отсутствует возможность получения лично, то в случае доставки корреспонденции на дом любой совершеннолетний член семьи получателя правомочен его принять. Это объясняется необходимостью срочного уведомления адресата о решении суда или о его явке на судебное заседание. Поэтому и хранится судебная корреспонденция меньшее количество времени. Ведь вручённое после даты определения суда оно теряет свою актуальность.
Судебные письма хранятся не более семи календарных дней, а после отправляются обратно и подшиваются в дело. При этом отправитель не несёт расходы на повторную отправку.
Истечение сроков хранения
По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.
Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.
Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.
Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.
Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.
Отличие простых от заказных отправлений
Для отправления простого письма или открытки необходимо купить и наклеить на конверт марку и отнести отправление в специальный почтовый ящик для исходящей почты. И приходит такая корреспонденция адресату тоже через личный почтовый ящик, в который её бросает работник почты.
Заказные же письма отправляются с уведомлением о вручении. Почтальон передаёт их получателям лично. Факт вручения удостоверяется отметкой о получении, удостоверенной личной подписью.
Получить такую корреспонденцию разрешается и доверенному лицу по доверенности.
Заказным отправлениям присваиваются трехзначные номера, по которым можно отслеживать их перемещение либо на сайте Почты России, либо обратившись в почтовое отделение.
Чётко определён лимит заказного письма по весу и размерам: вес не должен превышать ста грамм, габариты не должны быть более предельного размера, составляющего 229Х324 мм.
На конверте обязательно указываются полные адреса получателя и отправителя.
Заказная корреспонденция отправляется строго в отделениях почтовой связи и оплачивается в соответствии с утверждёнными тарифами.
Существует ещё такой тип почтовых отправлений, как ценное письмо с вложением. На документы, составляющие вложение, составляется опись.