Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой кассовый чек можно принять к авансовому отчету в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
- Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
- Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
- Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
- Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
- Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:
|
|
Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.
Почему к отчету надо прикладывать подтверждающие документы?
С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.
Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок заполнения и представления авансового отчета. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие чеки принимать к авансовому отчету
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Какие чеки принимать к авансовому отчету
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:
- Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.
В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.
Достаточно ли кассового чека для авансового отчета
Кассовый чек первичным документом не является, однако налоговые инспекторы при проверке просят их предъявлять, т.к. они подтверждают факт оплаты. Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Однако неприятности могут возникнуть не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качеств самого чека.
Документами бухгалтерского первичного учета считаются документы, которые оформляются в течение коммерческой сделки и свидетельствуют о ее осуществлении. Все виды первичной документации определены в законе «О бухучете» № 402-ФЗ. Основной формой первичного документа в учете, подтверждающего факт операции наличного расчета или расчета с помощью платежной карты между поставщиком и покупателем, является кассовый чек (КЧ).
С налоговой службой запрещено принимать к учету товары и услуги, приобретенные по товарному чеку, без наличия кассового чека, но есть некоторые исключения, при которых возможно проведение таких операций
Ранее, в период действия старой редакции Закона N 54-ФЗ, существовала положительная для налогоплательщиков судебная практика. В постановлениях ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170, Одиннадцатого ААС от 20.01.2014 N 11АП-21855/13 судьи отмечают, что НК РФ не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Поэтому при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога на прибыль необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены. В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 N А56-52410/2006 судьи прямо указали, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими командировочные расходы на проживание в гостинице.
Например, продолжать работать без кассового аппарата и после 1 июля 2022 года смогут организации (на ПСН и ЕНВД) и ИП (на ПСН), занимающиеся оказанием ветеринарных и бытовых услуг, услуг по ремонту, техобслуживанию и мойке автотранспортных средств, а также занимающиеся размещением рекламы с использованием внешних и внутренних поверхностей транспортных средств (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Виды деятельности, по которым можно не применять ККТ, перечислены в пп.пп. 1-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, пп.пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Указанные организации и ИП обязаны выдать представителю учреждения документ: товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2022 (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). В этом документе должны присутствовать его наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Название документа законодательством не регламентируется.
Возможные последствия нарушения требований
Нарушение требований по предоставлению товарного для авансового отчета может иметь серьезные последствия как для организации, так и для ее сотрудников. Прежде всего, это может привести к штрафным санкциям со стороны налоговых органов, которые могут составлять значительные суммы. Такие штрафы предусмотрены для того, чтобы стимулировать предпринимателей и работников придерживаться установленных правил и норм.
Кроме того, нарушение требований может вызвать проблемы при проведении налоговых проверок. Налоговые органы могут признать такие расходы неподтвержденными и отнести их к невычетным расходам. Это может привести к росту налогооблагаемой базы и, как следствие, к увеличению налоговых платежей.
Помимо финансовых проблем, нарушение требований может иметь негативные последствия для деловой репутации организации. Если клиенты или партнеры узнают о нарушении требований и несоблюдении правил, это может негативно сказаться на доверии к компании и привести к утрате бизнес-связей.
С 1 января 2024 года для принятия к авансовому отчету от ИП будут действовать новые правила. Вместо обычных кассовых чеков теперь следует принимать фискальные чеки. Это связано с введением нового Федерального закона «О контроле за оборотом денежных средств».
Фискальные чеки – это новый вид документов, который содержит информацию о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумму платежа и дату его осуществления. Фискальные чеки вводятся с целью обеспечения эффективного контроля за наличными расчетами между ИП и его покупателями.
Фискальные чеки должны быть выданы продавцом на каждую покупку и содержать подпись продавца. Покупатель обязан сохранять фискальные чеки и предоставить их ИП вместе с авансовым отчетом. ИП в свою очередь обязан проверить правильность и полноту предоставленных фискальных чеков и внести их данные в авансовый отчет.
Принимая фискальные чеки к авансовому отчету с 1 января 2024 года, ИП сможет обеспечить прозрачность финансовых операций и избежать возможных штрафов. Рекомендуется вести тщательный учет и хранение фискальных чеков, чтобы быть готовым к проверкам со стороны налоговых органов.
Кассовый чек без товарного для авансового отчета 2022
Кассовый, в первую очередь, необходим для ведения налоговой отчетности, а вот товарный – непосредственно для физических лиц, совершивших покупку. Соответственно, они могут существовать как самостоятельно, так и дополнять друг друга.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Обязательные реквизиты товарного чека без кассового в 2021 году
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Итак, использование товарных чеков без кассовых действительно законно, хоть они и не являются платежными документами. Но только в случаях, когда организация или ИП по закону могут не использовать контрольно-кассовую технику. Да и то в случаях, когда такой чек обладает всеми необходимыми реквизитами – наименованием продавца, его ИНН, датой и временем расчета, наименованием товара, его суммой и т.д. В этом случае товарный чек даже можно использовать при подсчете налоговых расходов.
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
- билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
- подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
- документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
- страховые полисы на поездку;
- документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
- документы об оплате получения виз.
В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.