Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на премию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Нюансы о премировании
Надо понимать, что достижение высоких результатов — не всегда заслуга одного человека или отдела. В записке надо указывать всех сотрудников, и выплаты должны получить все: и работники отдела рекламы, и юристы, и бухгалтер. Суммы обычно отличаются, если только предприятие не установило фиксированные суммы.
Если возникает необходимость поощрить новичка, то обычно пишут служебную записку на фиксированную премию на испытательном сроке, которую заранее прописывают в положении о премировании. Если работники выполняют одинаковые функции, занимают одинаковые должности, размер премии для них надо делать одинаковым. Иначе легко доказать дискриминацию и привлечь работодателя к ответственности.
Обратите внимание на сроки выплат, в которые перечисляют премии. В докладных записках о премировании об этом не говорят, потому что сроки обычно указывают в ЛНА, к примеру, по итогам прошедшего года — до 28 (29) февраля следующего года. Если речь идет о нерегулярных выплатах, допустим, в связи с заключением крупной сделки, то стоит оговорить, когда человек получит обещанное.
Значимость служебной записки
Просто заявление не может служить основанием для издания приказа о назначении премии. Суть заявлений от персонала – выразить пожелание работников. Этот документ не отражает мнения руководителя и не является средством ведения переписки между разными иерархическими уровнями внутри фирмы.
В свою очередь, служебная записка выполняет роль средства коммуникации между отделами компании. Она выступает инструментом выработки единого мнения между персоналом и работодателем. Пустой образец служебной записки о премировании сотрудников обычно создает кадровая служба и распространяет между руководителями подразделений предприятия.
| 1 | Накануне начисления заработной платы все начальники отделов посредством такого документа оформляют письменные ходатайства о материальном поощрении своих подчиненных |
| 2 | Потом директор организации рассматривает служебные записки и на их базе оформляет приказ о выплате премии |
| 3 | Такое распоряжение передают в бухгалтерию для проведения начислений по дополнениям к заработной плате |
Периодичность выплаты премиальных не оговорена трудовым правом. Работодатель может выдавать вознаграждения ежемесячно, 1 раз в квартал или в год. Нет законодательных требований и по обязательному назначению премий: предприятия могут и не применять этот инструмент кадрового менеджмента.
Как правильно оформить
Должна быть выдана письменная справка о льготах. Организация может иметь специальные формы для подачи заявлений по различным вопросам. Если нет специальных форм, текст предоставляется бесплатно.
Если несколько сотрудников получают премии одновременно, в примерную форму заявления вставляется таблица.
За успешную подготовку учащихся к участию в городской олимпиаде по математике.
Класс 10-А Сидоров С.С. занял первое место.
За успешную подготовку студентов к участию в городской олимпиаде по физике.
Класс 10-А Сидоров С.С. Класс 10-Б Федорова Ф.Ф. Они заняли первое и третье места.
Отчет адресуется непосредственно руководителю, директору, президенту или генеральному директору, ответственному за организацию.
Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?
Легенда. Отметки о премировании сотрудников по результатам работы создаются непосредственным руководителем сотрудника, старшим менеджером или сотрудником, уполномоченным трудовым договором.
В первую очередь они предназначены для стимулирования работника. Такие записки рассматриваются только вышестоящим органом, имеющим право контролировать бюджет учреждения или компании. В некоторых компаниях эти вопросы могут решаться коллективным договором работников или учредителем организации.
Сотрудник, желающий получить материальное поощрение, должен подать заявление на получение премии по результатам работы. В нем он просит своего работодателя выплатить денежное вознаграждение и обосновывает свою просьбу информацией о качестве своей работы. Превышение планов или заключение выгодного контракта, принесшего пользу компании.
Письмо самообслуживания пишется на имя работника. Поэтому имя сотрудника, претендующего на льготы, должно стоять в шапке документа, а его подпись — внизу.
На практике доказано, что сотрудники, которые лично поговорили со своим руководителем и убедили его в том, что они заслуживают денежной премии, имеют гораздо больше шансов ее получить. В этом случае обычно сотрудник составляет меморандум с просьбой о выплате премии и указанием формальных причин, по которым производится выплата.
Желательно, чтобы такой меморандум был одобрен непосредственным руководителем. Затем он вносится в специальный реестр входящих документов и передается на рассмотрение высшему руководству.
Как правильно оформить
В отношении пособия должно быть выдано письменное уведомление. В организациях могут существовать специальные формы для реализации различных тем. Если специальной формы нет, то текст свободный.
Если несколько сотрудников получают премии одновременно, в образец заявления вставляется таблица.
За успешную подготовку учащихся к участию в городской математической олимпиаде.
Ученик 10-А класса Сидоров С.С. занял первое место.
За успешную подготовку учащихся к участию в городской олимпиаде по физике.
Класс 10-А Сидоров С.С. Студент. Класс 10-Б Федорова Ф. Ф. Студентка. Они заняли первое и третье места.
Отчеты направляются непосредственно лицу, ответственному за организацию (ответственному лицу, директору, президенту или генеральному директору).
Что такое служебная записка о премировании и чем она отличается от ходатайства и заявления?
Меморандум о взаимопонимании — это документ, в котором руководитель организации раскрывает причины принятия решения по затронутым в нем вопросам. Поскольку администрация не обязана принимать решение, выполнение или невыполнение просьбы о премировании является прерогативой руководителя.
С другой стороны, местное законодательство или коллективный договор могут устанавливать обязанность администрации принять положительное решение о предоставлении работнику по конкретной причине. По таким причинам может быть составлена служебная записка, содержащая конкретную информацию о достижениях сотрудников и других работников.
Этот документ подается лицом, ответственным за работника, которому предоставляются льготы, например Руководитель отдела. Меморандум составляется в письменном виде и передается непосредственно руководителю организации, директору, генеральному директору и т.д. (в зависимости от того, кто играет роль управляющего директора).
Меморандумы о взаимопонимании также могут быть представлены отдельным предприятиям, где возникают МСП.
Отличие меморандума от заявления заключается в его характере. Заявления, как правило, могут быть сделаны в отношении вопросов, представляющих непосредственный интерес для сотрудников организации. Меморандум подается от имени одного сотрудника в отношении деятельности в масштабах организации, льгот для других сотрудников и т.д. Меморандумы служат инструментом деловой переписки.
Меморандум также отличается от петиции. Этот термин используется при взаимодействии граждан с органами власти по ряду вопросов. В большинстве случаев заявления подаются в суд.
Однако можно ссылаться на меморандум как на просьбу, поскольку это прямо не запрещено. Разница между этими терминами является скорее вопросом причинно-следственной связи, чем практическим вопросом.
Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?
Меморандум. Меморандум о результатах деятельности работника составляется лицом, непосредственно ответственным за работника, старшим менеджером или членом трудового коллектива, уполномоченным трудовым договором.
Она направлена в первую очередь на поиск стимулов для работников. Такие записки рассматриваются только высшим органом, имеющим право контролировать бюджет фонда или компании. В некоторых компаниях эти вопросы могут решаться коллективным советом работников или учредителем организации.
Сотрудник, желающий получить материальное поощрение, должен написать служебную записку от своего имени. В нем он просит своего работодателя выплатить ему денежное вознаграждение и обосновывает свою просьбу информацией о качестве его работы. Он перевыполнил план, который принес пользу компании, или закрыл выгодный контракт.
Письмо самообслуживания пишется на имя работника. Поэтому в шапке документа должно быть указано имя сотрудника, запрашивающего льготы, а внизу — подписи.
Практика показывает, что сотрудник относится к руководителю напрямую и убежден, что достоин получить награду от начальника. В этом случае типично написать меморандум с выражением, чтобы выплатить себе премию.
Такой меморандум должен быть утвержден непосредственным начальником, а затем внесен в специальный реестр входящих документов и представлен на рассмотрение высшему руководству.
Когда пишется служебка на премирование
Служебная записка на премирование – это внутренний документ компании. Она содержит предложение о выплате денежной премии сотруднику или нескольким сотрудникам за определенные заслуги или достижения. Обычно ее пишет непосредственный начальник отличившихся сотрудников. Это и понятно: он знает все о деятельности своего подразделения и его работников. Иногда инициатива может исходить от совета коллектива или профсоюза. Составляется служебка на имя руководителя фирмы.
Премиальные выплаты можно учесть в составе «прибыльных» расходов. Их нужно подтвердить документально. К таким документам можно отнести (письмо ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165):
- внутренний документ работодателя, в котором установлен порядок назначения и выплаты премий, например положение о премировании;
- приказ о поощрении работников;
- документ, который подтверждает достижение сотрудниками конкретных показателей, например служебная записка на премирование.
Как оформить поощрения правильно
Чтобы сотрудник получил премию за свою работу, рассмотрим пошаговую инструкцию, как происходит это на предприятии:
Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:
- сроки выплат;
- суммы – фиксированные или процент;
- частота выплат;
- причины премирования;
- характер выплат – разовый или постоянный;
- источники выплат премий.
Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.
- Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели.
- Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
- Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
- Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.
Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.
Варианты премирования
Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):
- самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
- доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
- стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.
Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.
Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:
- работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
- работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
- отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.
Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.
Как оформить премирование
Если в компании оговорены правила премирования, при наличии оснований непосредственный руководитель работников или иное уполномоченное лицо (к примеру, начальник отдела кадров) готовит докладную записку о поощрении. Если руководство компании согласно, издается распоряжение о выплате премии или ином виде поощрения. Полученная служебка на премирование работников становится основанием для издания приказа.
Распоряжение о поощрении не имеет установленного образца, но допустимо пользоваться унифицированными формами № Т-11 и № Т-11а, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если эти формы вас не устраивают, разработайте собственные, включив в них все необходимые реквизиты подобных распоряжений:
- кого премируют;
- за что поощряют;
- какой вид стимулирования избран; если речь о деньгах, какой размер премиальных.
Составляем документы грамотно: образец служебной записки
Шаблон служебной записки обязательно содержать:
- подробные данные, реквизиты организации;
- данные руководителя, которому адресован документ;
- кто подает представление на поощрение (фамилия, имя, отчество и должность непосредственного руководителя либо сотрудника кадровой службы);
- данные поощряемого работника (фамилия, имя, отчество работника, его должность);
- рекомендуемые форма, метод премирования;
- мотивы поощрения (часто прилагаются сведения о стаже сотрудника, отсутствии штрафов и взысканий за время работы, перечень рабочих достижений человека);
- подпись сотрудника, подающего представление;
- дата подачи представления.
Это обязательные пункты, которые должны присутствовать в представлении. Даже если оно делается в свободной форме, эта информация должна отражаться. Дополнительно понадобится информация от кадровой службы об отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
Процедура премирования сотрудников
Процедура премирования сотрудников является важной частью корпоративной культуры и мотивации персонала. Она способствует повышению эффективности работы и стимулирует достижение лучших результатов.
В нашей компании премирование сотрудников проводится регулярно и осуществляется на основании ряда критериев, установленных руководством. Премии могут быть выплачены как в денежном эквиваленте, так и в виде материальных поощрений или льгот для сотрудников.
Процесс премирования начинается с оценки результатов работы сотрудников. Руководители проводят анализ выполненных задач, достигнутых целей, а также учитывают личный вклад каждого сотрудника в общий успех команды. На основе этих данных формируется список претендентов на премию.
Затем составляется отчет о результатах и представляется руководству компании на утверждение. Руководство анализирует данные отчета, принимает решение о назначении премий и определяет их размер. Уведомление о премировании и размере премии предоставляется сотруднику в письменной форме.
Премирование сотрудников является одним из инструментов управления персоналом и мотивации труда. Оно способствует укреплению командного духа, поощрению достижений и стимулированию роста профессиональных навыков. Процедура премирования в нашей компании прозрачна и справедлива, что создает благоприятные условия для дальнейшего развития наших сотрудников.