Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь сотруднику при рождении ребенка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Как оформляют выплату матпомощи
Правила выплаты материальной помощи в компании лучше уточнить у бухгалтера и кадровика. Они скажут, какое заявление писать и какие документы к нему приложить.
Обычно работник пишет заявление и прикладывает подтверждающие документы. Руководитель рассматривает заявление и либо дает указание подготовить приказ о выплате, либо отказывает в просьбе. В некоторых случаях материальную помощь выдают по инициативе работодателя без заявления работника — например, к юбилею.
Заявление об оказании материальной помощи. В заявлении можно указать сумму, которую просите выдать. Если знаете реквизиты положения о матпомощи, сошлитесь на него. Это ускорит решение руководителя.
В отделе кадров или бухгалтерии попросите шаблон заявления о матпомощи. Если его нет, заявление можно составить в свободной форме: сформулируйте просьбу о выплате и назовите обстоятельства, из-за которых требуется помощь. Обязательно поставьте дату и подпись.
Подтверждающие документы. Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Например, чтобы получить выплату в связи с рождением ребенка, к заявлению нужно приложить копию свидетельства о рождении.
Когда право на выплаты зависит от родства, то в документах работодателя будет указано, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Например, в положении может быть такая формулировка: «Материальная помощь предоставляется работнику в связи со смертью члена семьи (супруга или супруги, родителей, братьев или сестер, детей)».
Если работодатель не указал степень родства в документах, скорее всего, он ориентируется на положения семейного кодекса. По закону к членам семьи относятся только супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные.
Налогообложение материальной помощи
Когда работодатель принимает решение выплатить работнику деньги, ему важно понимать, что с налогами. Выплата материальной помощи не уменьшает налоги независимо от суммы. А страховыми взносами ее не облагают только в некоторых случаях. Поэтому, когда работодатель выплачивает матпомощь работнику, он может оказаться должен еще и бюджету.
Если работодатель отказывает в выплате материальной помощи, это может быть связано с тем, что у него нет денег, с которых уже уплачены налоги и которыми можно распоряжаться свободно.
Налог на прибыль. Работодатель на общей системе налогообложения не учитывает матпомощь в расходах при расчете налога на прибыль.
А работодатель на упрощенке не учитывает материальную помощь в расходах, так как она не входит в закрытый перечень расходов.
Страховые взносы. Материальная помощь, которую выплачивают в определенных обстоятельствах, не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.
Это, например, выплаты:
1. в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также людям, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
2. работнику в связи со смертью члена его семьи;
3. родителям, усыновителям, опекунам, но не более 50 000 Р на каждого ребенка;
4. работникам в сумме не более 4000 Р на одного работника за год.
Выплаты бывшим работникам и другим лицам, которые не являются работниками, в перечисленных ситуациях тоже не облагаются страховыми взносами.
В остальных случаях на материальную помощь начисляются взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование.
Заявление на материальную помощь к отпуску
Материальная помощь, выплачиваемая в связи с отпуском, может по-разному называться в локальных нормативных актах: отпускными, пособием, премией к отпуску, «оздоровительными» и др. Суть ее в налоговом плане зависит от того, как именно оформит эту единовременную выплату работодатель – как социальную или как трудовую.
Чаще всего такую выплату рассматривают просто как материальную помощь, сумма которой фиксирована для всех сотрудников, причем не важно, насколько они квалифицированы и насколько хорошо работали в доотпускной период.
Но можно и «привязать» сумму отпускной помощи и сам ее факт к результатам выполнения трудовой функции. В таком случае, порядок вычисления размера должен быть четко прописан в специальных локальных актах. Как правило, это процент от оклада, который выплачивается при отсутствии дисциплинарных нареканий.
Если выплаты к отпуску в обязательном порядке получают все сотрудники, каждому из них не обязательно писать заявления, но такая практика обычно принята в компаниях для подтверждения в бухгалтерии. Также стоит написать заявление, если речь идет не об очередном отпуске по графику, а об отдыхе в неучтенное время. Эту бумагу нужно подать заблаговременно, потому что выплату нужно осуществить до того, как начнется отпуск.
Форма заявления достаточно свободная, но она должна содержать такие обязательные компоненты:
- ФИО директора;
- персональные данные сотрудника;
- даты начала и конца отпускного периода;
- основание предоставления помощи (колдоговор, трудовой договор, Положение об отпускных и т.д.);
- обычное завершение заявления – дата и подпись.
Заявление на материальную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией
Работодатель имеет право оказывать материальную поддержку сотрудникам в любых жизненных перипетиях, хоть и не обязан этого делать. Его добрая воля должна найти отражение в локальной документации организации: закон разрешает определять параметры такой помощи самостоятельно, главное, не противоречить Трудовому и Налоговому Кодексу РФ. О чем следует помнить работодателю и сотруднику в связи с материальной поддержкой:
- выплата помощи не может быть постоянной, эта выплата единовременного и индивидуального характера;
- превышение суммы в 4000 руб. в год ведет к обязательному отчислению с нее процента в социальные фонды;
- сумма к выплате устанавливается исключительно работодателем и не может быть оспорена.
Уведомить работодателя о жизненных трудностях, для преодоления которых нужна финансовая поддержка, следует в письменной форме. Заявление подается на имя руководителя организации. В нем нужно разъяснить причину просьбы о помощи, подкрепив ее документальными свидетельствами. Работодатель может и сам предложить сотруднику помощь, но заявление все же лучше написать.
Сумма рассчитывается в зависимости от понесенных на преодоление трудностей расходов (их, естественно, нужно подтвердить).
Трудной считается жизненная ситуация, в которой в результате малообеспеченности может нарушиться жизнедеятельность сотрудника или его семьи. К таким обстоятельствам закон относит:
- появление на иждивении родственника старше 65 лет или достижение этого возраста самим сотрудником;
- трудности в поиске трудоспособным членом семьи работы (присвоение ему статуса безработного);
- наличие в семье маленьких (несовершеннолетних) детей или одного ребенка;
- инвалидность одного из членов семьи.
Некоторые работодатели разрешают не расписывать трудности в заявлении, ограничивая заявителя обтекаемой формулировкой «в связи с тяжелым материальным положением».
Терминология по ТК РФ
В каждой организации, независимо от того, относится она к бюджетным или частным, существует регламентированный порядок выплат как регулярных, так и разовых. Порядок этот должен проходить в соответствии с положениями Трудового Кодекса ТК РФ.
В статьях ТК РФ не содержится специального термина для обозначения отпускных, выплачиваемых дополнительно. Говоря «материальная помощь к отпуску», чаще всего подразумевают регулярную или единовременную выплату денежных средств, назначенную сотруднику не за отработанное время или исполнение трудовых обязанностей, а по иной причине. В данном случае по уходу в отпуск, подкрепленной доброй волей работодателя.
Различные нюансы предоставления «отпускной» помощи
Когда работодатель принял решение поддерживать сотрудников, уходящих в отпуск, материально, то большинство вопросов, связанных с этой выплатой, он решает на свое усмотрение. Тем не менее некоторые распространенные ситуации на практике разрешаются общепринятым порядком:
- Если сотрудник разделяет свой отпуск на части, то матпомощь выплачивается на ту из них, которая составляет не менее предусмотренных законом двух недель.
- Получение отпуска авансом не влияет на факт и размер материальной помощи.
- Заявление на отпуск и на предоставление матпомощи может быть общим, либо же эти два документа можно подать отдельно.
Что такое премии и стимулирующие выплаты
К ним относятся некоторые доплаты, надбавки и прочие виды материального поощрения. Они, в отличие от компенсационных, не производятся за труд в особых условиях (например, с вредными веществами) и не ограничены законодательно в размерах.
Если в трудовом договоре говорится о начислении премий с определенной периодичностью, и нет других условий их выдачи, следовательно, они рассматриваются как часть трудового заработка и подлежат обязательной выплате.
Допустим, при приеме на работу договором предусмотрен пункт о выдаче материальной помощи к отпуску с указанием суммы. Тогда без дополнительных документов работодатель обязан эту выплату произвести. Если размер ее не указан, потребуется ссылка на локальный акт (положение о премировании), с которым сотрудника знакомят под роспись.
Для премий разового характера достаточно приказа руководителя с указанием основания и размера выплаты.
Кто кроме сотрудника может обратиться за получением мат помощи
Это может быть его непосредственный руководитель — бригадир, начальник отдела, заместитель директора. В этом случае пишется служебная записка на имя директора с обоснованием выплаты и с приложением необходимых документов.
Ближайшие родственники обращаются с заявлением на выплату денежной помощи для погребения при смерти самого сотрудника.
Предоставление материальной поддержки при появлении ребенка в 2023 году
Иногда среди ответственных лиц, занимающихся назначением финансовой поддержки сотрудникам, могут возникнуть разногласия в вопросе о размере денежной суммы. Однако во многих организациях оказание материальной помощи предусмотрено специальными внутренними актами. Кроме того, при занятости в пределах одной организации обоих родителей малыша, выплата может быть назначена им обоим.
Следует понимать, что назначение такого вида выплаты не является обязанностью нанимателя, а ее требование не допускается. Если финансовая помощь утверждена в законодательных актах предприятия, но данный вид поддержки не был произведен, то работник имеет право обратиться в контролирующий орган с жалобой.
Предоставление выплаты обоим родителям
Мать ребенка вправе претендовать на две выплаты:
- выплата, предоставляемая при обращении в женскую консультацию на ранних сроках беременности;
- выплата материальной помощи по месту работы.
Отец в свою очередь также может претендовать на денежную сумму. Для этого необходимо предъявить следующий пакет документов:
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- документ о том, что аналогичная помощь не оказана матери ребенка;
- справка о доходах.
Когда данный вид финансовой помощи был оказан матери, а отец тем не менее обратился за ним снова, то решение о назначении денежной суммы и ее размере принимает руководитель в индивидуальном порядке. В конечном итоге решение вопроса осуществляется полностью на усмотрение нанимателя.
Для получения денежных средств в рамках оказания финансовой поддержки работодателем работник должен предъявить следующие документы:
- документы, утверждающие личности родителей;
- свидетельство о рождении малыша.
Данные документы допускается предъявлять в виде копий, а вместе с этим работник должен написать заявление о выдаче денег.
Кроме этого нужно предъявить справку о том, что второй родитель не получал подобного пособия от своего нанимателя.
Единовременная денежная выплата в рамках оказания финансовой помощи сотруднику со стороны работодателя по поводу рождения ребенка законодательно никоим образом не связывается с деятельностью, осуществляемой юридическим лицом или предприятием. Основой данного действия является добровольный характер ее назначения, то есть руководитель оказывает финансовую поддержку своим сотрудникам исключительно их личных побуждений.
Иногда предоставление подобной помощи прописывается в локальных документах предприятия, тогда работодатель обязан ее выделить по запросу сотрудника, что является исключением из общих норм.
Материальная помощь в виде денежной выплаты для сотрудника назначается в таких случаях:
- при появлении на свет ребенка;
- при усыновлении детей;
- при рождении двойни или тройни;
- другие ситуации, утвержденные внутренними актами предприятия или в случае удовлетворения руководителем просьбы работника.
Матпомощь на ребенка: как начислять НДФЛ и взносы, если родители – работники одной организации
Единовременная материальная помощь, выплаченная при рождении ребенка родителям, которые работают в организации, освобождается от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере до 50 тысяч рублей на каждого работника. Об этом напомнил Минфин России в письме от 21.03.18 № 03-04-06/17568.
Перечень доходов, которые освобождены от налогообложения, приведен в статье 217 НК РФ. В пункте 8 данной статьи упомянуты единовременные выплаты работникам при рождении (усыновлении) ребенка, перечисленные в пределах 50 тысяч рублей на каждого ребенка в течение первого года после его рождения (усыновления).
По мнению авторов письма, положение пункта 8 статьи 217 НК РФ применяется в отношении каждого из родителей (усыновителей, опекунов). Соответственно, от НДФЛ освобождается сумма матпомощи в размере до 50 тысяч рублей, выплаченная каждому из родителей, являющихся работниками одной организации.
Материальная помощь от работодателя при рождении ребенка в 2021 году. НДФЛ
Платежные документы по НДФЛ в 2021 году оформляются по правилам, действующим предыдущем году. В данном разделе будет представлен пример заполнения поручения и рассказано о сроках перечисления подоходного налога.
Платежка по НДФЛ с материального обеспечения заполняется в том же порядке, как и платежка на оплату зарплаты. В назначении платежа указывается “Материальная поддержка согласно Приказа №… от…“.
Учреждения перечисляют НДФЛ от имени налоговых агентов.
- В графе 101 «Статус плательщика» отображается код – 02.
- У ИП, работающих на общей системе, ставится код – 09.
Получателем НДФЛ являются налоговые структуры. Здесь отображаются следующие сведения:
- В графе 16 отображается сокращенное название Федерального казначейства – ИФНС.
- В графе 61 записывается ИНН инспекции.
- В графе 103 КПП налоговой
- В графах 13, 14, 15 и 17 – реквизиты банка налоговой:
- БИК.
- Корреспондирующий счет банка.
- Номер счета ИФНС.
- Очередность выплат
Перечисление в бюджет с материальной помощи осуществляется не позже даты, следующей за датой выплаты. Налоговые работники сверяют перечисленный налог со сведениями, отображенными в форме 6-НДФЛ. Нестыковки наиболее часто всплывают из-за графы 107 «Налоговый период». Согласно пункта 8 Правил Минфина № 107н от 12 ноября 2013 года здесь отображается конкретная дата перечисления.
Пример оформления платежного документа представлен ниже.
Женщина также может рассчитывать и на помощь от своего предприятия. Хотя здесь на всё – воля руководства. При подаче соответствующего заявления следует помнить: работодатель не обязан ее оказывать. Хотя иногда подобные выплаты упомянуты в коллективном договоре.
В обязательном порядке материальная помощь от работодателя при рождении ребенка зачастую положена военнослужащим и некоторым категориям государственных служащих. Далее показан образец заявления на финансовую помощь при рождении ребенка в 2021 году. Особых требований к нему закон не предъявляет.
|
Генеральному директору
Прошу оказать мне материальную помощь в связи с рождением ребенка. Копию документа из ЗАГС прилагаю.
|
Матпомощь при рождении ребенка в 2021 году: заявление и проводки
Материальная помощь государства одному из родителей (опекунов, попечителей) независимо от социального статуса — единовременное пособие при рождении ребёнка. С 01.02.2018г. размер пособия в денежном эквиваленте составляет 16759,09 рублей и ежегодно проводится индексация (Федеральный закон от 19.12.2016г. № 444-ФЗ). Коэффициент индексации устанавливается как на федеральном, так и на региональном уровне с учётом климатических условий местности.
Обратиться за денежными средствами необходимо до достижения ребёнком шестимесячного возраста. Пособие выплачивается в сумме, действовавшей на дату рождения. Выплата производится работодателем в течение 10-ти календарных дней.
При получении по месту работы нужно написать заявление на выплату, образец заполнения включает перечень прилагаемых документов:
- справку от работодателя второго родителя о неполучении пособия;
- копию детского свидетельства о рождении.
Приоритет в получении отдаётся работающим членам семьи. В случае отсутствия места работы у одного родителя причитающиеся денежные средства получает второй.
При оформлении в органах соцзащиты (если оба родителя не работают) необходимо представить дополнительные документы:
- паспорта (оригиналы и копии);
- трудовые книжки и копии первой и последней страницы, подтверждающие факт расторжения трудового договора;
- копии дипломов для студентов, не имеющих трудового стажа, справки из учебного заведения.
При расторжении брака денежные средства выплачивается родителю, с которым проживает ребёнок. Усыновители и опекуны дополнительно представляют подтверждающие документы.
Пособие по уходу за ребёнком до 3-х лет – финансовая помощь, выдаваемая ежемесячно лицу, фактически осуществляющему уход. Данную выплату в зависимости от возраста ребёнка можно условно подразделить на два периода:
- С рождения до 1,5 лет – размер определяется как 40 % среднего заработка застрахованного лица за два календарных года, предшествующих страховому случаю с учётом минимального и максимального ограничения.
- От 1,5 до 3 лет – при отсутствии региональных коэффициентов — 50 рублей.
Денежные выплаты единовременного и ежемесячного характера – материальная помощь семьям в связи с рождением ребёнка на государственном уровне. Кроме федеральных выплат, установленных правительством, существуют региональные и губернаторские пособия. Это дополнительные выплаты за счёт средств местных бюджетов, предоставляемые в качестве целевой финансовой помощи семьям, имеющим детей.
Обязательную финансовую помощь получают все граждане Российской Федерации, независимо от их социального статуса и типа занятости. Их выдачу гарантирует государство и обеспечивает федеральный бюджет. В некоторых регионах государственная программа дополняется выплатами из местного бюджета.
К такой помощи относят:
- единовременное пособие при рождении ребёнка;
- материнский капитал;
- предоставление земельных участков.
Порядок получения выплат регламентирован, поэтому процедура оформления доступна и не требуют сбора объёмных пакетов подтверждающих документов.
Разовое пособие может получить любой из родителей, при обращении за ним в течение полугода с момента появления новорожденного. Для этого он должен написать заявление своему работодателю, а также предоставить оригиналы документов. Если члены семьи не трудоустроены официально, то за назначением финансовой выплаты можно обратиться в органы социального обеспечения.
Вместе с заявлением предоставляются 2 справки:
- о рождении ребёнка (выдается в органах ЗАГСа);
- об отсутствии назначенных выплат по месту работы второго родителя.
Если отец или мать не трудоустроены, можно приложить копию трудовой книжки неработающего родителя. При оформлении документов заявитель должен также предоставить паспорта членов семьи и свидетельство о рождении.
В 2021 году размер единовременного пособия составляет 16 759 рублей на новорожденного: при появлении на свет двоих, троих и более детей, сумма умножается на количество детей. В местностях, расположение которых предполагает начисление районного коэффициента, выплата увеличивается.
Сертификат на материнский капитал выдается после рождения или усыновления второго, или любого последующего ребёнка. Оформить капитал можно только один раз, заявителем должна выступать мать или лицо, законно владеющее сертификатом. Для этого следует обратиться в любое отделение Пенсионного фонда РФ.
Пакет требуемых документов минимален:
- СНИЛС заявителя;
- свидетельства о рождении всех детей.
В 2021 году размер материнского капитала остался на уровне 453 тысяч рублей. Потратить его можно только по целевым направлениям, предусмотренным законом.