Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как инкассировать деньги в банк: все способы для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.
Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки
Путей здесь три:
- самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы — бесплатно, быстро. Минус — небезопасно;
- обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки “А” (ваш розничный магазин в точку “Б” (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус — это стоит денег;
- обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус — это, опять же, стоит денег.
Нормативно-правовые акты
При внесении учреждением наличных денежных средств на счет 40116 через инкассаторскую службу с последующим зачислением их на лицевой счет учреждения, открытый в территориальном органе Федерального казначейства, необходимо руководствоваться:
-
Правилами № 22н;
-
Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П);
-
Положением ЦБ РФ от 06.10.2020 № 735-П «О ведении Банком России и кредитными организациями (филиалами) банковских счетов территориальных органов Федерального казначейства»;
-
Указанием ЦБ РФ от 30.07.2014 № 3352-У «О формах документов, применяемых кредитными организациями на территории Российской Федерации при осуществлении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, банкнотами и монетой иностранных государств (группы иностранных государств), операций со слитками драгоценных металлов, и порядке их заполнения и оформления».
Бланк доверенности на получение денежных средств
Оформляет доверенность человек, доверяющий третьему лицу получить те денежные средства, которые он не имеет возможности получить лично.
В роли доверителя может выступать, как физическое, так и юридическое лицо. Доверенным лицом является то, которое наделено определенными правами (полномочиями) для получения денежных средств.
В каких случаях можно применять доверенность на получение денежных средств?
Предлагаем вашему вниманию ситуации, когда выдача денег возможна только при наличии доверенности:
- получение зарплаты третьим лицом;
- получение пенсии третьим лицом;
- получение денежных средств от покупателя или заказчика за отпущенный товар, предоставленную услугу. Чаще всего в данной ситуации доверителем является юридическое лицо: предприятие или организация. Доверенным выступает менеджер предприятия, торговый агент, экспедитор или водитель;
- получение третьим лицом других выплат.
Доверенным может выступать только дееспособное лицо достигшее совершеннолетия.
В документе указывается:
- Название документа, когда и где он был составлен;
- Если доверителем выступает физическое лицо, то в доверенности указываются его паспортные данные, адрес места регистрации. Если доверителем выступает организация (юридическое лицо) в доверенности указывается наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации, а также наименование должности и данные руководителя организации;
- Перечень полномочий, которыми доверитель наделяет доверенное лицо, а именно: получить денежные средства, подписать финансовые документы, прочее;
- Доверенность на получение денег может носить единовременный или систематический характер.
Доверенность на представление интересов физического лица подлежит удостоверению в нотариальном порядке.
В том случае, если доверителем является юридическое лицо, нотариальное удостоверение доверенности не обязательно, достаточно того, что доверенность будет подписана руководителем организации и заверена ее печатью.
Нужно также отметить, что при предъявлении доверенности осуществляется сверка паспортных данных доверенного лица со сведениями, внесенными в доверенность, в связи с чем, наличие паспорта доверенного лица для подтверждения полномочий по доверенности обязательно.
Неплатежные, сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки
В практике время от времени возникают ситуации, когда в выручке оказываются купюры фальшивые или вызывающие определенные сомнения в их подлинности. Как следует действовать в таких ситуациях, установлено в разд. VI Положения.
Кассовым работникам запрещается:
— возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки;
— уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;
— производить погашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания и т.п.;
— убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки до окончания операции.
Действия кассового работника будут зависеть от того, какая купюра им выявлена — неплатежеспособная или сомнительная.
Если выявлена неплатежеспособная купюра, то на ней кассир банка проставляет оттиск штампа «В обмене отказано», наименование кредитной организации, дату, фамилию, инициалы и подпись. Неплатежеспособные денежные знаки Центральным банком РФ передаются клиенту.
Порядок действий с сомнительными денежными знаками иной. На них составляется в двух экземплярах справка (код по ОКУД 0402159). В этом документе отражаются реквизиты каждой сомнительной или имеющей признаки подделки купюры: номинал, год образца, серия и номер, в графе «дополнительные реквизиты» для монеты указывается наименование монетного двора.
Если сомнительный денежный знак имеет признаки подделки, то в банке дополнительно оформляется мемориальный ордер (код по ОКУД 0401108).
Второй экземпляр справки с оттиском штампа кассы выдается клиенту. При этом представителю предприятия обязательно предъявляются (но не выдаются на руки) сомнительные денежные знаки, имеющие признаки подделки, для сличения их реквизитов с реквизитами, указанными в справке.
Следует обратить внимание на то, что сомнительные денежные знаки Центральным банком РФ принимаются по номиналу, а имеющие признаки подделки — в условной оценке 1 руб. за денежный знак.
Руководство предприятия при установлении факта наличия в выручке фальшивой купюры должно взять с кассира письменное объяснение. С одной стороны, этого требует ст. 247 Трудового кодекса РФ, с другой — объяснение поможет установить не только причины возникновения ущерба, но и наличие или отсутствие вины кассира.
Порядок инкассации денежных средств (типичные правила от банка)
За основу можно взять договор и правила, разработанные одним из лидеров российского рынка инкассации — компанией ИНКАХРАН.
Предполагается, таким образом, заключение соглашений между:
- заказчиком услуг по инкассации;
- исполнителем — организацией ИНКАХРАН;
- банком, в который будут отвозиться (зачисляться) денежные средства, принятые исполнителем от заказчика.
При этом, рассматриваемые правила касаются только договора между инкассатором и банком. Заказчик со своей стороны заключает договор с банком — в котором в установленном порядке прописываются формулировки, которые полностью или в части обеспечивают исполнение банком своих обязательств по договору с ИНКАХРАН. Как следствие, данные формулировки могут буквально воспроизводить те, что отражены в соглашении между банком и инкассатором — поэтому, заказчику, принимающему решение о том, как организовать инкассацию, имеет смысл изучить в том числе и типовые условия такого соглашения. Правила, о которых идет речь — неотъемлемая часть данного соглашения.
В соответствии с договором банка с ИНКАХРАН инкассация будет включать следующие основные процедуры:
- Сбор наличных денег клиента банка — в который они будут отвозиться.
- Доставку наличных денег:
- сначала — в инкассаторскую организацию;
- затем — в кассу банка.
- При необходимости — временное хранение инкассаторской организацией наличных денежных средств от заказчиков.
- Обеспечение пересчета (при условии оплаты за эту услугу) и зачисления денежных средств на счета банка (открытый непосредственно в инкассаторской организации — которая, как мы уже знаем, имеет статус кредитной, либо на корреспондентский счет самого банка) — если зачисление не осуществляет сам банк в соответствии с собственной тарификацией.
- Подготовку и доставку разменных денежных средств заказчикам — в соответствии со специальными Заявками по установленной форме.
Отметим, что такая доставка может быть осуществлена как в рамках непосредственно инкассации, так и как отдельная услуга в соответствии с Заявкой.
- Оплату инкассаторских услуг.
В рамках схемы, реализуемой с участием ИНКАХРАН, расчеты производятся так:
- инкассаторы выставляют счет банку — в сроки, установленные договором;
- банк выставляет счет клиенту — аналогично, в соответствии с договором на РКО.
При этом, как мы уже знаем, у банка будет два договора: один — с инкассатором, второй — с клиентом.
Непосредственно в соответствии с правилами, прилагаемыми к договору, осуществляются:
- Оформление на каждого заказчика (клиенту банка) персонального идентификационного номера ИНКАХРАН — по которому осуществляется последующее обслуживание заказчика.
При этом, на одного заказчика может быть выписано несколько ПИН — соотносительно с количеством реквизитов на зачисление инкассируемых денежных средств. Также составляется специальный Реестр инкассируемых объектов — который составляется банком, согласуется с клиентом и направляется инкассаторской организации (также на утверждение). Оформляется карточка с ПИН заказчика — которая передается ему до момента начала первой инкассации.
Заказчику выделяется:
- необходимое количество защищенных инкассаторских сумок — которые закрепляются за ним (либо одноразовых сейф-пакетов);
- необходимое количество пломб — обеспечивающих защиту сумок (есть две их разновидности — одноразовые и свинцовые).
При этом, клиент должен предоставить инкассаторам — при посредничестве банка, образцы оттисков на пломбах — которые заверяются в соответствии с законодательством.
- Подготовка к визиту инкассатора на территорию заказчика.
В этих целях инкассаторская организация осуществляет предварительное обследование дорожных путей к объекту, а также помещений заказчика. При необходимости — предъявляет к заказчику дополнительные требования в целях повышения безопасности приема денежных средств. Например — может попросить обеспечить сопровождение инкассаторов охранниками предприятия на пути следования между машиной инкассатором и зданием, откуда нужно забрать денежные средства.
Кроме того, подготовка предполагает участие и самого банка. В его обязанности входят:
- обеспечение парковки спецмашины инкассаторов во время визита к заказчику — причем, при условии максимального ее расположения к двери здания заказчика, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
- поиск изолированного помещения, в котором будет осуществляться прием-передача денежных средств заказчика;
- поиск оптимальных путей движения инкассаторов внутри здания заказчика;
- обеспечение отсутствия третьих лиц в момент приема-передачи денежных средств;
- обеспечение эффективного документооборота с участием заказчика и инкассатора.
Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?
Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):
- В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.
Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.
- Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.
- Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):
- возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
- наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
- наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
- наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
- при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
- личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
- отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
- участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.
- Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.
- Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).
При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.
- Если пломба — свинцовая, то:
- предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
- применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).
- Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.
Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.
- Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.
Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.
Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).
Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).
В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.
- Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:
- проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
- сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
- заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).
Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.
Способы сдачи денежных средств в банк
Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:
- Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
- Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
- С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.
Процедура сдачи денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью на основании квитанции к сумке и расходно-кассового ордера. Корреспонденция идет со счетом № 57 «Переводы в пути».
////
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Передачу наличности в иностранных денежных единицах в учете проводят обособленно от российских рублей (приказ Минфина № 94н 2000 г.).
////
Проводки и их суть показаны ниже в таблице.
| 57 «Переводы в пути» | 50 «Касса» | Передача денежных средств работнику инкассаторской службы |
| 51 «Расчетные счета» / 52 «Валютные счета» | 57 | Зачисление денежных средств на счет |
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.
По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.
Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину. Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.
Поступила выручка на расчетный счет – проводка
Поступила выручка на расчетный счет – проводки по такой операции не всегда ограничиваются одной парой счетов. От чего зависит количество записей в бухгалтерском учете по этой операции? Какими путями выручка попадает на счет и какие при этом задействуются счета? На эти и другие вопросы ответим в нашей статье.
Как отражается в бухгалтерском учете поступление на расчетный счет выручки от реализации
Наличная выручка сдана в банк: какие записи произвести в учете
Когда требуются дополнительные проводки для отражения поступления выручки на расчетный счет
Выручка попала на счет через терминал: разбираемся с проводками
Итоги
Основные задачи инкассации
- Доставить выручку с торговых предприятий в банковские учреждения.
- Доставить денежную выручку со всех торговых точек коммерческих субъектов в их офисы для сдачи в банк в дальнейшем.
- Доставить деньги из банковского учреждения в кассу предприятия для обеспечения выдачи оттуда зарплаты для сотрудников.
- Обеспечение перевозки денежных средств в торговые места при оформлении банковского кредита под покупку.
- Доставка средств в различной валюте из банковского учреждения в обменный пункт.
- Перемещение наличности между филиалами банков.
- Сопровождение и охрана банковских сотрудников при перевозке ценных бумаг.
Инкассация денежных средств различных субъектов хозяйствования позволяет безопасно и оперативно перечислять выручку на счет, а также обеспечивает кассу, как в целом по предприятию, так и отдельные его торговые точки мелкими купюрами и разменной монетой. Инкассация может предполагать перевозку и прочих материальных ценностей и важных документов.
Способы сдачи денежных средств в банк
Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:
| Способы сдачи наличных в банк | Что собой представляет способ |
| Самостоятельно в банк | В этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности. |
| Через федеральную почтовую связь | В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить. |
| С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба) | В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора. |