Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.
Сначала обобщим основные изменения.
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ С 18.02.2020 |
| Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества.
Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет вместо постоянного хранения.
Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. |
| Договор мены недвижимости | До ликвидации организации, а не 5 лет.
Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению. |
| Договор поручения | 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет
Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Паспорта сделок | 15 лет, а не постоянно.
Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет |
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами
Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются государственные контракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.
Виды хранения документации
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее хранение — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное хранение — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Зачем хранить договоры с поставщиками
- Текущее хранение необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
- Архивное хранение требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Как определить, срок хранения
- Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
- Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится;
- открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ;
- найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид;
- найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Важно! 360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях. 6 лет при условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе. Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ).
Что делать, если срок не установлен Перечнем
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все.
- Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 Перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Ответственность за несоблюдение правил хранения
- За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1 до 3 тыс. руб.;
- на должностных лиц — от 3 до 5 тыс. руб.;
- на юридических лиц — от 5 до 10 тыс. руб.
- Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, например, в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Установлены новые сроки хранения документов
- Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка
- Хранение документов: «любимые» ошибки
В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:
Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ
УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Все вышеперечисленные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий архив на основании договора. до передачи документация ликвидационная комиссия должна будет ее упорядочить.
Для этого документы группируются по типу, хронологии, срокам хранения. Затем они нумеруются, подшиваются, рассортировываются по пачкам, коробкам. Затем документы с описью передаются в архив.
Если организация прекращает свое существование в результате реорганизации, документация передается ее правоприемнику (п. 3.3.4 Основных правил работы архивов организаций).
Права и обязанности поклажедателя
Договор безвозмездного хранения можно назвать односторонним, т.к. основные обязанности по нему возникают только у хранителя. Если же был заключен возмездный договор хранения, то поклажедатель обязан будет выплатить хранителю вознаграждение. Что касается расходов на хранение вещи, а также чрезвычайных расходов (непредвиденных при заключении договора), то по согласованию сторон они могут быть переложены на хранителя.
В то же время, у поклажедателя есть договорные обязанности, которые он должен исполнить независимо от того, оплачивает ли он услуги по хранению или нет.
Во –первых, он должен сообщить хранителю об особых свойствах вещи, из-за которых она может причинить вред или убытки хранителю и третьим лицам. Это вещи взрывоопасные, легковоспламеняющиеся или вообще опасные по своей природе. Без такого предупреждения (желательно, письменного, т.к. кодекс не указывает его формы) эти вещи могут быть в любое время уничтожены или обезврежены хранителем без последующего возмещения убытков. В случае же, когда такие вещи нанесли ущерб хранителю или третьим лицам, поклажедатель обязан будет возместить этот ущерб.
Во-вторых, поклажедатель обязан забрать свою вещь после окончания оговоренного срока хранения или, если он не был указан, то по требованию хранителя. Последствия нарушения этой обязанности мы уже рассмотрели.
Что касается прав поклажедателя, то основным можно назвать его право получить свою вещь назад в целости и сохранности. Если вещь в результате хранения была утрачена или повреждена, то поклажедатель имеет право получить ее полную стоимость или ту сумму, на которую уменьшилась стоимость вещи. Причем, такое право возникает даже в случае, когда хранение было безвозмездным.
Хранение на товарном складе
Договор хранения, заключенный с таким профессиональным хранителем, как товарный склад, имеет свои особенности. ГК РФ отводит ему отдельный параграф (статьи 907 – 918). Учитывая, что на товарном складе хранятся товары, т.е. вещи, предназначенные для продажи, обмена или другого оборота, к их хранению применяются особые требования.
Согласно статье 909 ГК РФ при приеме товаров на хранение товарный склад за свой счет производит их осмотр, определяет их количество и состояние. Владелец товаров имеет право во время хранения осматривать товары, брать пробы, принимать меры, необходимые для их сохранности (если имеющихся мер недостаточно).
При возвращении товаров владельцу любая из сторон договора хранения имеет право требовать осмотра товара и сверки его количества, причем, расходы на это несет тот, кто заявил такое требование. Если подобная совместная проверка состояния и качества товаров не была произведена, то заявить о недостаче или порче товара поклажедатель должен письменно при получении товара.
Факта принятия товаров на склад подтверждается одним из документов:
- складская квитанция;
- простое складское свидетельство;
- двойное складское свидетельство.
Складская квитанция – это документ, подтверждающий передачу товара на хранение. Хотя она может заменить сам договор хранения, но делать это не рекомендуется, а обязательно составлять и подписывать единый документ под названием «договор».
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.
Сроки хранения договоров: на что обратить внимание
Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным!
А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации.
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Ответственность и исполнители
Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
📌 Реклама Отключить
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. 📌 Реклама Отключить
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
📌 Реклама Отключить
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.